Вопросы использования личного имущества разъяснены в письмах:

• Министерства финансов под номером 03-04-07-01/387, которое было опубликовано 23.12.2009 года и за номером 03-04-06-01/138, которое было принято в исполнение 17 июня 2009 года;
• Федеральной налоговой службы под номером 28-11/4115, которое было издано 21.01. 2008 года и за номером 18-11/3/088759, опубликованного 18.09.2007 года.

В указанных актах подчеркнуто, что любой вид компенсаций должен быть экономически обоснован, чтобы не возникли противоречия с нормативами законодательных актов. В противном случае работодатель может быть привлечен к мере воздействия в виде административной ответственности согласно положениям Кодекса об административных правонарушениях.

Приказ на возмещение расходов сотруднику (образец скачать)

У официально трудоустроенных лиц соответственно статьям 24, 226 налог НДФЛ исчисляется, удерживается, уплачивается работодателем. Работодатель исчисляет налог, исходя из их фактически затраченных сумм.

Соответственно статьи 252 НК расходы, связанные с применением мобильной связи на производстве должны быть подтверждены документами:

• платежными квитанциями;
• договорами с контрагентами;
• деловой перепиской с оператором связи.

Сообразно статье 63 Федерального закона за номером 126-ФЗ, инспекторы налоговой службы лишены возможности истребования некоторых видов официальных бумаг у работодателя. В ней отмечено о гарантиях, распространяемых на тайну переписки, осуществляемых посредством сотовой связи переговоров.

Приказ о возмещении расходов по подотчету

Их размер устанавливается в трудовом договоре в зависимости от договоренности сторон.Работодатель должен заключить договор с сотрудником на аренду мобильного телефона согласно указаниям статей 606-625 Гражданского кодекса РФ. В нем необходимо указать размер арендной платы, который будет выплачиваться работнику, установить порядок и сроки совершения платы.

Инфо

В некоторых случаях работодатель по согласию сотрудника вносит в трудовой договор или должностную инструкцию условия использования личного телефона в производственных целях, устанавливает размер компенсации, порядок и сроки осуществления оплаты компенсаций. Налогообложение Согласно указаниям статьи 209 Налогового кодекса РФ,получаемые физическими лицами в ходе трудовой деятельности доходы, подлежат налогообложению в обязательном порядке.

Работодатель является налоговым агентом, который занимается сбором налога – НДФЛ.

Приказ на оплату моб. связи и проезда

Но в нем стоит предусмотреть возможность того, что сотрудники приобретают товары (работы, услуги) за свой счет, а компания им компенсирует расходы. При этом можно перечислить конкретные ситуации, когда сотрудники вправе покупать товары в пользу компании, предварительно не получив деньги под отчет.

Обязательно также регламентировать порядок возмещения затрат: в течение какого срока сотрудник должен написать заявление о возмещении расходов и какие подтверждающие документы приложить к заявлению, в какой срок ему обязаны компенсировать затраты и т. д. В приказе можно зафиксировать максимальную сумму покупок, которую сотрудник может осуществить за счет собственных средств с последующим возмещением расходов.

С приказом сотрудников необходимо ознакомить под роспись.

Пример приказа возмещение интернет

Случаются ситуации, когда сотрудник тратит личные деньги на нужды компании, например, приобретение товаров, прохождение медосмотра, расходы на бензин, расходы в командировке и т.д. Данные расходы сотрудник может вернуть. Для этого ему необходимо написать соответствующее заявление на возмещение расходов сотруднику, а отделу кадров составить соответствующий приказ.

Ранее налоговая инспекция пояснила, что возмещение сотруднику денежных средств не облагается НДФЛ. Чтобы налоговая не удержала НДФЛ, данные документы нужно составить правильно и вовремя.
Ниже представлены образцы заполнения приказа, которые облегчат задачу.

Компенсация мобильной связи сотрудникам

В таких случаях используются не только современные технологии и интернет, но и обычная мобильная связь. Особенно это удобно в случае, если работа подразумевает постоянное перемещение на расстояние удаленное от рабочего места или частые командировки.

Внимание

Виды компенсации и нормативная база Согласитесь, что не совсем правильно, если рабочие вопросы сотрудник будет решать, используя свое средство связи и средства на нем. Именно в таких случаях работодателем должна быть предусмотрена компенсация за использование мобильной связи в рабочих целях.

В некоторых случаях организацией выплачиваются не только средства на покрытия разговоров по мобильному телефону, но и возможную изнашиваемость аппарата связи в связи с работой. Как правило, размер компенсации устанавливается самим руководителем на основании договоренности сторон, что отмечается в трудовом договоре.

Приказ на компенсацию мобильной связи

К тому же работодатель должен возместить расходы, которые возникают вследствие использования личного имущества. Например, за использование автотранспортного средства в интересах работодателя сотруднику выплачиваются денежные средства для приобретения топлива.

Размер компенсационных выплат устанавливается по договоренности сторон в трудовом договоре или соглашении, которое является дополнением к нему. Согласно указаниям статей 41, 45 ТК вопросы, касающиеся компенсаций необходимо включить в нормативно-локальные акты, коллективный договор предприятия.

При этом можно установить твердый размер выплат, которые должен платить работодатель за применение мобильного телефона и расходов на его обслуживание.

Приказ, который подтвердит расходы на покупки за счет сотрудников

Читайте по теме в электронном журнале Компенсация мобильной связи сотруднику В некоторых случаях, работодатель берет на себя помимо оплаты мобильной связи еще и покупку мобильных аппаратов для сотрудников. Это все должно быть правильно оформлено и проведено через бухгалтерию.

Как мы уже говорили, для того, чтобы руководителю компенсировать сотруднику расходы на мобильную связь, работодателю нужно сделать ряд действий. Среди них определить сотрудников, которым просто необходима мобильная связь для решения производственных задач.

И разработать правила пользования служебным телефоном. Все это должно быть отражено в коллективном договоре.
Иногда работодатель сам заключает договор с мобильным оператором, чтобы выбрать выгодные тарифы для общего пользования, либо безлимитные тарифы с фиксированной платой и заранее оплачивать связь.

М.Г. Наринов, эксперт по налогообложению

Расходы на Интернет: спорам и проблемам - нет

Учет затрат на корпоративный Интернет, а также возмещение работниками расходов, возникших из-за превышения трафика

Наверное, нет сейчас таких компаний, которые не пользовались бы в своей работе Интернетом. Однако вопросы, как учесть расходы на доступ ко Всемирной паутине, иногда возникают.

Подключение к сети

Если вы только планируете подключиться к сети или сделали это недавно, то прежде всего необходимо определиться, как учесть расходы, связанные с этим. Их можно условно поделить на две группы.

Первая - плата поставщику интернет-услуг (провайдеру) за подключение. Сейчас провайдеры ее берут крайне редко. Но если вам пришлось заплатить, учитывайте ее в налоговых расходах единовременн оп. 1 ст. 272 НК РФ .

Вторая - затраты на создание локальной сети, которая непременно понадобится, если, конечно, у вас не один-единственный компьютер. Это стоимость комплектующих (кабели, серверы, маршрутизаторы, хабы и т. д.) и работ по их подключению и наладке. Если совокупная сумма этих затрат - 40 000 руб. и менее, то учитываются они единовременно как материальные расход ыподп. 3 п. 1 ст. 254 , п. 1 ст. 256 НК РФ . Если более 40 000 руб., то списывать такие расходы безопаснее через амортизаци юп. 1 ст. 256 НК РФ .

В налоговом учете сетевое оборудование локальных вычислительных сетей относится ко 2-й амортизационной группе (код ОКОФ 14 3020000) со сроком полезного использования свыше 2 лет до 3 лет включительн оКлассификация, утв. Постановлением Правительства от 01.01.2002 № 1 . Такой же срок амортизации можно установить и в бухгалтерском учет еп. 1 Постановления Правительства от 01.01.2002 № 1 .

Текущие платежи

То, что текущие платежи за Интернет можно учесть при расчете налога на прибыль, - бесспорн оподп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ . Правда, иногда налоговики требуют для подтверждения экономической обоснованности этих затрат дополнительные документы, например перечень договоров, заключенных посредством Интернета. Однако судьи такое рвение не разделяют, так как эффективность расходов налогоплательщик доказывать не обяза нПостановление ФАС МО от 01.09.2009 № КА-А40/7940-09 .

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Просто так удержать с работника стоимость сверхлимитного интернет-трафика нельзя. Нужно документально подтвердить, что он расходовал выделенный ему лимит трафика, в числе прочего, на посещение «личных» сайтов.

Текущие платежи учитываются в налоговых расходах по выбору налогоплательщик аподп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ ; Постановление ФАС МО от 15.02.2012 № А40-44297/11-91-190 :

• <или> на дату расчетов;
• <или> на дату предъявления документов, служащих основанием для расчетов;
• <или> на последнее число квартала (месяца)п. 2 ст. 285 НК РФ .

Причем чиновники считают, что учитывать затраты на услуги надо на наиболее раннюю из этих датПисьма Минфина от 28.06.2012 № 03-03-06/1/328 , от 04.06.2012 № 03-03-06/1/288 . Поэтому если плата фиксированная, то есть ее сумма заранее известна, то ее нужно включать в расходы текущего периода независимо от того, подписан акт об оказании услуг или нет. Если же плата зависит от объема трафика, то расходы учитываются только после того, как будет определен размер месячной платы. К примеру, после получения от провайдера счета с расшифровкой трафика.

Превышение трафика работниками

Многие компании в целях контроля устанавливают индивидуальный лимит интернет-трафика каждому сотруднику. Чтобы сотрудник его не превысил, существуют программы, прекращающие доступ в Интернет, когда лимит исчерпан. Но если вы такими программами не пользуетесь, можно ли удерживать с работника стоимость сверхлимитного трафика?

Работник несет материальную ответственность за ущерб, причиненный работодател юстатьи 238 , 241 ТК РФ . В данном случае ущерб возможен, если одновременно выполняются два условия:

• за превышение лимита организация должна доплатить провайдеру;
• превышение лимита вызвано расходованием трафика на непроизводственные нужды (если индивидуальный лимит сотрудник исчерпал, решая производственные задачи, то платить за перерасход он не должен).

Поэтому, прежде чем что-то удерживать с сотрудника, нужно удостовериться, что трафик потрачен в личных целях. Для этого сотрудник, отвечающий за работоспособность сети (администратор сети), может составить служебную записку или иной документ о том, какие страницы в Интернете сотрудник посещал, какие файлы скачивал и сколько трафика потрачено на непроизводственные нужды.

Предположим, что факт причинения ущерба доказан, его размер установлен и процедура взыскания из заработка сотрудника соблюдена. Посмотрим, как учесть эти операции для целей налогообложения. Отметим, что ущербом является сумма, подлежащая уплате провайдеру за сверхлимитный трафик, потраченный на непроизводственные цели, включая НДС (конечно, если он предъявлен).

НДС с суммы возмещения

Ваша организация ничего не реализует сотруднику. Следовательно, сумма, которую организация удержала из заработка сотрудника в качестве возмещения ущерба, НДС не облагается. А значит, нет права и принимать НДС к вычету со сверхлимитных расходо вп. 2 ст. 171 НК РФ . Если вы уже это сделали сразу после получения счета-фактуры, то вычет в сумме, приходящейся на сверхлимитный трафик, нужно скорректировать в сторону уменьшения. А если это произойдет по истечении сроков сдачи декларации и уплаты НДС за тот квартал, в котором налог был принят к вычету, то придется не только представить за соответствующий квартал уточненную декларацию, но и доплатить недостающую сумму НДС и пени, чтобы избежать штраф ап. 4 ст. 81 НК РФ .

Налог на прибыль

Удержанную с работника сумму компенсации ущерба нужно учесть во внереализационных дохода хп. 3 ст. 250 , подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ . И эту же сумму (часть абонентской платы) можно учесть в составе внереализационных расходов как другие обоснованные расход ыподп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ . Кстати, в аналогичной ситуации при взыскании с работников сумм ущерба за товары, утраченные по их вине, Минфин не возражает против учета стоимости таких товаров в «прибыльных» расхода хПисьмо Минфина от 14.10.2010 № 03-03-06/1/648 .

Как учесть сумму, удержанную с сотрудника в доходах и расходах: с НДС или без него? Есть два варианта. Первый - отразить сумму, полученную от сотрудника, в доходах и такую же сумму (часть абонентской платы) в расходах полностью, с НДС. Второй вариант - учесть и ту и другую сумму без НДС. На размер налога на прибыль не повлияет то, как вы учли доходы и расходы (с НДС или без него). Ведь размер дохода и расхода совпадет.

Пример. Бухгалтерский учет интернет-расходов

/ условие / Сумма месячной абонентской платы за пользование Интернетом (лимитированная часть) по условиям договора с провайдером составляет 5000 руб., в том числе НДС 762,71 руб.

По итогам месяца трафик был превышен, и плата за месяц составила 5900 руб., в том числе НДС 900 руб. Перерасход в сумме 900 руб. (5900 руб. – 900 руб.) возник по вине менеджера Иванова. Сумма ущерба была удержана из его зарплаты.

/ решение / Эти операции будут отражены в бухгалтерском учете так.

Содержание операции	Дт	Кт	Сумма, руб.
На дату предъявления документов, служащих основанием для расчетов
Отражены расходы в размере ежемесячной платы за предоставление доступа к сети Интернет	26 «Общехозяйственные расходы»		5000,00
Отражен НДС по услугам		60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	900,00
НДС принят к вычету		19-3 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам»	900,00
На дату приказа об удержании из зарплаты работника суммы ущерба
СТОРНО Сторнирована сумма НДС, относящаяся к стоимости сверхлимитного трафика (900 руб. / 118 х 18)	68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС»	19-3 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам»	137,29
НДС со стоимости сверхлимитного трафика отнесен на расчеты с работником (900 руб. / 118 х 18)		19-3 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам»	137,29
Сумма сверхлимитных расходов отнесена на расчеты с работником (900 руб. – 137,29 руб.)	73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»	91-1 «Прочие доходы»	762,71
На дату удержания ущерба из зарплаты
Сумма ущерба удержана из зарплаты работника	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»	900,00

В налоговом учете сумма возмещенного ущерба (762,71 руб.) включается во внереализационные доходы, а сумма возмещаемой абонентской платы (те же 762,71 руб.) - во внереализационные расходы.

Предприниматели достаточно часто ведут деятельность у себя дома, где и подключен Интернет. Если он необходим для предпринимательской деятельности, например для деловой переписки, то плату за Интернет можно учесть в расхода хПостановление ФАС ЦО от 14.10.2009 № А35-4026/08-С21 .

Для оперативного решения производственных вопросов любое учреждение может использовать сотовую связь. Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг. Рассмотрим особенности порядка компенсации расходов сотрудников на сотовую связь.

Вначале скажем несколько слов об особенностях заключения договоров на услуги связи самим учреждением. Их необходимо заключать в соответствии с законодательством о закупках:

– с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (для казенных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет субсидий);

– с Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (для автономных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет средств от приносящей доход деятельности, грантов в соответствии с положением о закупках).

Несколько слов о финансировании расходов на оплату услуг связи

Согласно пп. «д» п. 20 Положения № 640 затраты на приобретение услуг связи включаются в состав нормативных затрат на общехозяйственные нужды на оказание государственных услуг в рамках государственного задания. Следовательно, расходы на услуги связи могут полностью или частично покрываться за счет средств субсидии, предоставляемой учреждению на выполнение госзадания.

Отметим, если затраты на услуги связи финансируются за счет средств субсидии не в полном объеме, недостающую разницу учреждение покрывает с помощью собственных доходов, то есть за счет средств от приносящей доход деятельности.

Если сотрудники используют личные телефоны и сим-карты в служебных целях…

Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. Так, в силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:

выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;

возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, учреждение может компенсировать подтвержденные документами расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного лимита.

Документальное оформление использования сотовой связи

В любом учреждении, которое в ходе своей деятельности использует сотовую связь, должны быть следующие документы.

Облагается ли компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

НДФЛ.

Пунктом 3 ст. 217 НК РФ определено, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Таким образом, компенсация, которая включает в себя возмещение расходов на сотовую связь, не подлежит обложению НДФЛ на основании вышеуказанного пункта ст. 217 НК РФ.

Обратите внимание, чтобы компенсация не облагалась НДФЛ, в учреждении должны быть следующие документы:

документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику (договор о приобретении телефона и сим-карты);

расчеты компенсаций;

документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя (счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов);

документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Такие разъяснения приведены в Письме Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-04-06/22274.

Страховые взносы.

В силу пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков, указанных в пп. 1 п. 1 ст. 149 НК РФ, все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

К сведению: аналогичная норма закреплена в пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ.

Итак, на основании вышеприведенных положений законодательства о страховых взносах и с учетом ст. 188 ТК РФ можно сделать вывод: на суммы компенсации за использование работником личного мобильного телефона при исполнении им трудовых обязанностей, а также на суммы расходов на оплату услуг сотовой связи, понесенных в производственных целях, не начисляются.

Налог на прибыль

Согласно пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ расходы учреждения, произведенные за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), не включаются в базу по налогу на прибыль.

Однако в рамках приносящей доход деятельности обоснованные и документально подтвержденные расходы учреждения могут учитываться при исчислении налога на прибыль. Итак, по пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, а также при условии включения данных о размерах и условиях осуществления соответствующих компенсационных выплат в .

Отметим, что обоснованность расходов при выплате компенсации за использование сотовой связи подтверждается следующими документами:

должностной инструкцией, в которой указывается, при исполнении каких трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью;

трудовым договором или другим письменным соглашением с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации;

копией договора работника с оператором связи, подтверждающей, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован за работником;

копией счета оператора связи;

детализированным счетом расходов на связь от оператора связи.

Данные разъяснения представлены в письмах Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378, от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития РФ от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3), УФНС по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@.

Обратите внимание: учреждение вправе включить в расчет налога на прибыль расходы на услуги связи, произведенные сверх нормативных затрат, покрываемых за счет субсидий на выполнение государственного задания, при условии что данные расходы относятся и к деятельности, приносящей доход, и к уставной бюджетной деятельности, а также соответствуют критериям ст. 252 НК РФ. В этом случае такие расходы подлежат распределению в соответствии с п. 1 ст. 272 НК РФ (письма Минфина РФ от 08.12.2016 № 03-03-06/3/73328, от 30.12.2016 № 03-03-06/3/79616, от 03.11.2016 № 03-03-06/3/64622).

Бухгалтерский учет

Учреждение заключило договор с поставщиком услуг связи

Согласно Указаниям № 65н расходы учреждения на оплату услуг связи относятся на код вида расходов 244 и подстатью 221 «Услуги связи» ­КОСГУ. В бухгалтерском учете расчеты с поставщиками услуг связи отражаются на счете 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи». Основанием для принятия к учету расходов на услуги связи является подписанный сторонами договора акт оказанных услуг. Отметим, что бухгалтерские записи делаются в соответствии:

с Инструкцией № 183н – для автономных учреждений;

с Инструкцией № 174н – для бюджетных учреждений;

с Инструкцией № 162н – для казенных учреждений.

В бухгалтерском учете учреждению необходимо сделать следующие записи:

1) начислены расходы на оплату услуг связи:

Кредит счета 0 302 21 730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»

2) оплачены услуги связи:

Дебет счета 0 302 21 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»
Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»

Если организация перечисляет поставщику услуг связи авансовые платежи , при осуществлении бухгалтерских записей необходимо воспользоваться счетом 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи».

В этом случае в бухгалтерском учете учреждению нужно сделать следующие проводки:

1) перечислен аванс за услуги сотовой связи:

Дебет счета 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи»

2) отражены расходы на услуги связи в соответствии с полученным актом оказания услуг:

Дебет счета 0 109 00 221 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
Кредит счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»

3) зачтен ранее перечисленный аванс за услуги связи:

Кредит счета 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи»

4) произведен окончательный расчет по услугам связи за месяц:

Дебет счета 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи»
Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

На практике встречаются ситуации, когда по факту сотрудник превысил лимит расходов на сотовую связь, установленный в учреждении . В этом случае работник должен вернуть сверхлимитные расходы на сотовую связь. Однако следует помнить, что работодатель вправе произвести такое удержание только с письменного согласия работника (ст. 137 ТК РФ).

К сведению: по общему правилу размер всех удержаний из заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Итак, при возмещении работником учреждению суммы расходов на услуги связи эта сумма признается доходом учреждения. Такие разъяснения даны в Письме Минфина РФ от 18.10.2012 № 02-06-10/4354. Учреждению необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:

1) отражен доход:

– в бюджетном учреждении (п. 93 Инструкции № 174н):

Дебет счета 2 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг»

– в автономном учреждении (п. 112 Инструкции № 183н):

Дебет счета 2 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат»
Кредит счета 2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»

2) удержана сумма из заработной платы работника:

Дебет счета 0 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит счета 0 304 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»

Дебет счета 2 304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит счета 2 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»

– в автономном учреждении (п. 167 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»
Кредит счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»

Дебет счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

В случае осуществления удержания из суммы оплаты труда, начисленной в рамках исполнения государственного задания , в бухгалтерском учете делаются записи:

а) в бюджетном учреждении (п. 146 Инструкции № 174н):

Дебет счета 4 304 06 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с прочими кредиторами»

Дебет счета 2 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
Кредит счета 2 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»

б) в автономном учреждении (п. 173 – 175 Инструкции № 183н):

Дебет счета 4 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами»
Кредит счета 4 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»

Дебет счета 2 205 31 000 «Расчеты по доходам от оказания платных работ, услуг»
Кредит счета 2 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами»

в) в казенном учреждении (п. 78, 120 Инструкции № 162н):

– начислена сотрудникам плата за сверхлимитные услуги связи:

Дебет счета 1 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
Кредит счета 1 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»

– внесены сотрудником деньги в кассу учреждения:

Дебет счета 1 201 34 510 «Поступления средств учреждения в кассу»
Кредит счета 1 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»

Учреждение выплачивает сотруднику компенсацию за использование сотовой связи в служебных целях

Согласно Указаниям № 65н расходы на выплату компенсации за использование сотового телефона в служебных целях относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» ­КОСГУ. Учреждению необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:

1) начислена компенсация за использование работником личного мобильного телефона в служебных целях:

– в бюджетном учреждении (п. 128 Инструкции № 174н):

Кредит счета 0 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»

– в автономном учреждении (п. 132 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 109 00 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
Кредит счета 0 302 12 000 «Расходы по прочим выплатам»

– в казенном учреждении (п. 78, 120 Инструкции № 162н):

Дебет счета 1 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам»
Кредит счета 1 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»

2) выплачена работнику компенсация за использование личного сотового телефона:

а) выдана из кассы учреждения:

– в бюджетном учреждении (п. 85 Инструкции № 174н):

Кредит счета 0 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

– в автономном учреждении (п. 157 Инструкции № 183н):

Кредит счета 0 201 34 000 «Касса»

– в казенном учреждении (п. 49 Инструкции № 162н):

Кредит счета 1 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

б) перечислена с лицевого счета учреждения на банковскую карту работника:

– в бюджетном учреждении (п. 129 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (с использованием забалансового счета 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)

– в автономном учреждении(п. 157 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»
Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства» (с использованием забалансового счета 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)

– в казенном учреждении (п. 102 Инструкции № 162н):

Дебет счета 1 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
Кредит счета 1 304 05 212 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим выплатам»

В заключение еще раз обратим ваше внимание на нюансы, связанные с использованием мобильной связи сотрудниками учреждения.

1. Учреждение само вправе заключить договор с оператором сотовой связи и установить список лиц, которым необходим такой вид связи, а также установить определенный лимит.

2. Учреждение может заключить дополнительное соглашение об использовании личных телефонов сотрудников. В этом случае оно обязано компенсировать расходы на мобильную связь и износ личных телефонов сотрудников согласно ст. 188 ТК РФ.

3. Выплачиваемая компенсация не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

4. Ели расходы на мобильную связь произведены за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), согласно пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ они не включаются в базу по налогу на прибыль.

5. Если расходы на мобильную связь произведены в рамках приносящей доход деятельности, а также являются обоснованными и документально подтвержденными, они учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

6. Бухгалтерский учет таких расходов зависит от выбранного варианта использования сотовой связи (прямой договор с поставщиком или выплата компенсации сотрудникам).

Ряд специальностей связан непосредственно с переговорами, в том числе по телефону. Так как мобильный является инструментом, нужным для обеспечения рабочей деятельности, услуги сотовой связи оплачиваются работодателем. Компенсация предполагает частичный или полный возврат средств сотруднику за услуги связи. Возмещаются только траты на звонки по рабочим вопросам. Сопутствующие расходы должны быть правильно учтены.

Нормативная база

Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:

• Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
• Амортизация объектов собственности.

Амортизация на сотовый будет начисляться только тогда, когда стоимость телефона составляет более 40 000 рублей. Если же стоимость его меньше, затраты на покупку средства связи списываются на материальные затраты.

Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи. В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке. Объем выплат нужно указать в трудовом договоре. Если трудовой договор уже составлен, пункт об объеме возмещения можно прописать во вспомогательном соглашении.

К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.

Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону

Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:

• Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
• Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
• Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
• Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.

Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.

Основные особенности возмещения затрат

Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.

Аренда телефона у работника

Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:

• Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
• Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.

Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.

Детализация счета

Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.

Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.

Лимиты трат на мобильную связь

Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:

• Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
• Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.

Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.

Как работают лимиты? Рассмотрим на примере. Лимит на телефонную связь в компании составляет 3 000 рублей в месяц. Сотрудник «наговорил» на сумму 3 500 рублей. В этом случае будет возмещена только сумма 3 000 рублей. 500 рублей придется уплатить самому работнику.

К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.

Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление , страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.

НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).

ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.

Бухгалтерский учет компенсационных расходов

Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:

• ДТ20, 26, 44 КТ73. Учет трат на сотовую связь.
• ДТ73 КТ50, 51. Траты на мобильную связь были компенсированы.

ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.

Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета

Существуют следующие варианты оплаты:

1. Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
2. Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
3. Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.

Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.

Почти во всех компаниях есть сотрудники, у которых должностные функции так или иначе связаны с регулярными поездками по городу и соседним населенным пунктам. Как правило, это водители, курьеры, торговые агенты. Чуть реже приходится разъезжать например юристам, бухгалтерам, мерчендайзерам и другим.

Таким сотрудникам компания либо заранее покупает проездной билет - единый или на отдельные виды транспорта, либо по факту возмещает стоимость
приобретенного ими билета.
Работникам, чьи должностные функции предусматривают регулярные разъезды, компания обязана возмещать затраты в связи с рабочими поездками, в том числе расходы на проезд. Список подобных профессий и должностей работников надо утвердить в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Этими же документами нужно закрепить порядок, условия и размеры компенсирования расходов на поездки. Работодатель может сам установить, чья работа относится к разъездной.

Итак, компании нужно выполнить несколько шагов:
Шаг 1: Установить порядок компенсации затрат на проезд в локальном нормативном акте (как правило, в компаниях разрабатывают Положение о разъездном характере работы), коллективном или трудовом договоре. Приведем пример формулировки условия:

«…4.3. С целью компенсации затрат на проезд сотрудника в последний рабочий день настоящего месяца выдается приобретённый за счёт средств организации единый проездной билет. В случае покупки сотрудником проездного билета за личные средства, работнику компенсируется полная его стоимость. Затраты на проезд иными видами транспорта компенсируются в общеустановленном порядке.
4.3. Работники, указанные в п. 4.3, не позднее трёх рабочих дней по истечении месяца, на который были предоставлены проездные билеты, обязаны предоставить их бланки в бухгалтерию….»

Шаг 2: Надо закрепить приказом или приложением к Положению список "разъездных" профессий и должностей:

«… Перечень профессий и должностей работников ООО "Сатурн",
постоянная работа которых имеет разъездной характер
1) мерчендайзер
2) юрист…»

Шаг 3: Надо закрепить условие о разъездном характере в трудовых договорах (или доп. соглашениях) сотрудников. Например, формулировка условия может быть такой:

«…6.1. Работнику устанавливается разъездной характер работы.
6.2. Для выполнения Работником должностных обязанностей он осуществляет рабочие поездки в пределах городов Химки и Реутова.
6.3. Размер и порядок компенсирования затрат, осуществленных в связи со служебными поездками, закреплены действующим в ООО "Сатурн" Положением о разъездном характере работы, утв. 8.02.2015.
6.4. Поездки Работника, осуществляемые за пределами населенных пунктов, указанных в п. 6.2 настоящего договора, признаются служебными командировками и оформляются в установленном законодательством РФ порядке…»

Налоговый учёт
Рассмотрим НДФЛ и страховые взносы. Так как компенсация затрат на проезд происходит по требованию норм Трудового кодекса, подоходный налог с неё не удерживается (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Теперь что касается взносов в фонды, то ими также не облагается сумма возмещения затрат. Не подлежат обложению все виды компенсационных выплат, предусмотренных законодательством, которые связаны с осуществлением работником своих должностных функций (Федеральный закон № 212-ФЗ). Взносы не начисляются на компенсирование стоимости проездных билетов для сотрудников с разъездным характером работы.
Аналогичны нормы и в отношении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Следовательно, возмещение также освобождается от обложения взносами ФСС на травматизм.
В налоговом учёте компенсация проездных затрат при условии их документального подтверждения учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов. При применении УСН она не признаётся в расходах.
В бухучёте компенсирование проездных затрат отражается такими проводками:
Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73 - отражаем проездные затраты;
Дебет 73 (70) – Кредит 50 (51) – возмещаем затраты работнику.

Компенсация телефонных счетов
Одним из самых распространенных видов компенсации сотрудникам является возмещение расходов на оплату услуг сотовой связи. Это происходит независимо от того, кому принадлежит мобильный аппарат, на кого зарегистрирован номер и кем - сотрудником или компанией - заключен договор с оператором сотовой связи. Значение имеют первичные документы, которые подтверждают факт несения затрат на оплату услуг сотовой связи,- чеки, квитанции и т.п.
Производственная необходимость и заинтересованность компании в таких расходах зачастую вызваны следующим: для оперативного разрешения каких-либо вопросов конкретными работниками, создания условий труда для тех категорий работников, должностные обязанности которых так или иначе связаны с телефонными переговорами.
Сотруднику, который использует свой собственный телефон в рабочих целях, компания имеет право возместить подтвержденные документами затраты на сотовую связь в полном объеме или в пределах закрепленного ею лимита.
Список документов, который может подтвердить производственную направленность телефонных разговоров, законодательно не закреплен. К документам, которые могут экономически обосновать использования сотового телефона, можно отнести:

• приказ руководителя компании об утверждении перечня работников, которые для выполнения должностных функций используют личные телефоны;
• детализация счетов поставщика сотовой связи;
• должностные инструкции, в которых указано, при осуществлении каких функций работник может пользоваться сотовой связью.

Размер компенсации определяется по соглашению с работником и, как правило, закрепляется в условиях трудового договора (доп. соглашении).
Компенсировать затраты работника на телефонные переговоры возможно двумя вариантами:

Можно закрепить, что компания компенсирует работнику стоимость всех переговоров, взаимосвязанных с работой, на основе детализации телефонных разговоров.
Работодатель имеет право установить ежемесячную фиксированную сумму возмещения. Она устанавливается приказом руководителя.

Компенсация работнику телефонных переговоров полностью освобождена от обложения подоходным налогом и страховыми взносами во внебюджетные фонды. В налоговом учёте компенсация учитывается как оплата услуг связи и на ОСНО, и на УСН.
В бухучёте компенсация отражается такими проводками:
Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73 – отражены затраты на телефонные переговоры;
Дебет 73 – Кредит 50 (51) – возмещены затраты сотруднику.

НДС с возмещения разговоров, к вычету принять не получится, так как счет-фактуру на имя компании поставщик связи не выставляет.