Наличными с другими организациями и предпринимателями, закрепленные Банком России в Указании от 7 октября 2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов». Этот документ заменил Указание Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У.

В целом порядок расходования наличности из кассы теперь понятнее. Таблица поможет быстро определить, какие суммы разрешается выплачивать без соблюдения лимита и из выручки.

На что можно расходовать наличные

Выплата	Можно ли выдать (оплатить) из наличной выручки	Можно ли выдать (оплатить) больше 100 000 руб.
Расчеты с сотрудниками
Зарплата и пособия работникам
Выдача наличных денег под отчет
Расчеты с контрагентами
Оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг
Выплата денег за возвращенный товар (невыполненную работу, неоказанную услугу), ранее оплаченный наличными
Выплата денег за возвращенный товар, ранее оплаченный по безналу
Займы, погашение займов и процентов по ним
Дивиденды
Платежи по недвижимости
Наличные предпринимателя
Деньги на личные цели, не связанные с ведением бизнеса

Рассмотрим основные правила расчетов наличными.

Правило № 1: лимит в 100 000 руб. обязателен для всех сторон договора

Лимит расчетов наличными — это 100 000 руб. по одному договору. В предельную сумму должна укладываться общая сумма наличного платежа по одной сделке. Даже если деньги одна сторона договора передает другой частями. Например, покупатель оплачивает товар в рассрочку.

В правиле о необходимости вести наличные расчеты в пределах лимита есть понятие «участники наличных расчетов». Ими считаются любые юридические лица и предприниматели. Все они имеют право рассчитываться наличкой в рамках одного договора только в пределах лимита (п. 6 Указания № 3073-У).

За превышение этого ограничения предусмотрен штраф в сумме до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Административная за сверхлимитные расчеты. Участниками наличных расчетов являются обе стороны договора. Так что налоговики вправе оштрафовать за превышение лимита и того, кто получил больше 100 000 руб., и того, кто выплатил лишнюю сумму.

С физическими лицами компании и предприниматели могут рассчитываться наличными без всяких ограничений по суммам. Например, любую наличную сумму можно заплатить частному подрядчику за работу или услугу или получить в качестве займа от работника или учредителя. Это прямо разрешает пункт 5 Указания № 3073-У.

Правило № 2: лимит 100 000 руб. действует независимо от срока договора

Платежи по одному договору - это расчеты по обязательствам, предусмотренным договором, которые исполняются как в период действия договора, так и после его окончания (п. 6 Указания № 3073-У). Таким образом, соблюдать лимит надо даже при передаче и получении наличных денег по контракту, срок действия которого истек.

Пример
Две компании оказания услуг сроком на два месяца (май—июнь). Цена договора — 150 000 руб. По условиям договора исполнитель выставляет акт на оказанные услуги и счет, который заказчик должен оплатить самое позднее 30 июня. Заказчик опоздал с оплатой: рассчитаться за услуги он смог только 10 июля. И хотя срок действия договора уже истек, заказчик вправе внести наличные только в сумме 100 000 руб. А 50 000 руб. надо перечислить по безналу. За нарушение налоговики могут оштрафовать не только заказчика, но и исполнителя.

Правило № 3: из выручки можно выдавать под отчет любые суммы

Из наличной выручки можно выдавать подотчет в любой сумме. Лимит в 100 000 руб. в таком случае не действует. Об этом теперь прямо сказано в пунктах 2 и 6 Указания № 3073-У.

Что касается соблюдения лимита в 100 000 руб., то Банк России ранее разъяснял следующее. Если работник тратит подотчетные в командировке, то придерживаться лимита при расчетах за жилье и проезд не нужно. Если же расходы подотчетника не связаны со служебной поездкой, например он покупает для компании оргтехнику, то по одному договору можно рассчитываться наличными только в пределах 100 000 руб. (письмо от 4 декабря 2007 г. № 190-Т).

В действующих правилах прямо не сказано, что командированный сотрудник имеет право тратить наличные без учета лимита. А письмо № 190-Т разъясняет нормы прежнего, а не нового Указания ЦБ РФ. Поэтому безопаснее, чтобы в служебной поездке сотрудник тоже рассчитывался по каждому такому договору только в пределах лимита. Иначе есть риск, что за сверхлимитные траты налоговики оштрафуют на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Правило № 4: нельзя выдавать займы и платить за аренду из кассы

В пункте 4 Указания № 3073-У приведен перечень операций, расплатиться по которым компания и предприниматель могут исключительно с помощью наличных, снятых с расчетного счета. Использовать наличную выручку напрямую из кассы нельзя. В этот перечень входят расчеты по договорам аренды, займам, а также по организации и проведению азартных игр.

Данное ограничение касается не только расчетов между компаниями, предпринимателями или компанией и предпринимателем. Оно относится и к их расчетам с физлицами.

При этом лимит в 100 000 руб. надо соблюдать только по договорам, заключенным либо между двумя компаниями, либо между компанией и предпринимателем, либо между двумя предпринимателями. Если одна из сторон договора — физлицо, то лимит не применяется (п. 5 Указания № 3073-У). Рассмотрим подробнее правила по аренде и займам.

Аренда. Чтобы рассчитаться наличными за аренду недвижимого имущества, надо снять их со счета. Использовать выручку из кассы компания не вправе. Причем независимо от того, с кем заключен договор — с другой организацией, с предпринимателем или с частным лицом.

Данное правило компании и бизнесмены должны соблюдать независимо от того, оплачивают они наличкой именно аренду или, к примеру, погашают штрафы и неустойки либо вносят задаток. Кроме того, ограничение распространяется как на арендаторов, так и на арендодателей. В большинстве случаев наличными деньгами рассчитывается арендатор, когда вносит в кассу арендодателя платеж за использование недвижимости Но возможен и другой вариант. Например, арендодатель может вернуть арендатору переплату по договору. Для этого тоже нужно использовать наличность, снятую со счета. Ведь в Указании № 3073-У речь идет обо всех операциях по договору аренды.

В то же время на аренду данное ограничение не распространяется. Компания, которая арендует, например, автомобиль, имеет право погасить очередной платеж и из наличной выручки. Необязательно сначала вносить ее на счет, а потом снимать, чтобы рассчитаться.

Заем . Запрет на использование наличной выручки из кассы распространяется как на выдачу займов, так и на их возврат и погашение процентов. То есть касается обеих сторон договора — и заимодавца, и заемщика. Кроме того, запрет на расходование выручки распространяется не только на договоры, заключенные между двумя компаниями или компанией и предпринимателем, но и на контракты, подписанные с физлицом. Это может быть, например, учредитель, который дал своей компании взаймы. Или который, наоборот, получил от организации заем. Также не важно, какой заем получен или выдан — процентный или беспроцентный.

Правило № 5: ИП вправе забрать себе хоть всю выручку из кассы

У предпринимателей есть возможность без всякой опаски забирать выручку из кассы. Чтобы истратить вырученную наличку на свои личные цели, бизнесмену не надо сначала сдавать их в а потом снимать со счета. Выдача предпринимателю денег на личные нужды, не связанные с его деятельностью, теперь прямо поименована в перечне целей, на которые разрешается тратить выручку из кассы (п. 2 Указания № 3073-У).

Ограничений по сумме тоже нет — предприниматель вправе забрать из кассы всю накопившуюся наличную выручку. На эту операцию лимит в 100 000 руб. не распространяется.

Бизнесмен ничем не рискует, если по расходнику получит из кассы всю наличность, которая там есть, включая выручку за проданные товары. Главное написать в расходнике, что деньги выданы предпринимателю на личные нужды.

Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Поставщик пришел за наличными: выдаем деньги правильно

Тему статьи предложила Валентина Владимировна Бондаренко, главный бухгалтер ООО «Аскат», г. Новоалтайск.

Представитель поставщика может прийти к вам в организацию с доверенностью на получение наличных денег по разным причинам. Например, ваш директор подписал договор, по условиям которого водитель-экспедитор поставщика привозит вам товары и тут же получает наличные в их оплату. Или вашему кредитору по каким-то причинам удобнее получить долг наличными. Посмотрим, как оформить выдачу денег.

Подотчетник тут лишний

Многие убеждены, что нельзя оплачивать приобретенные товары (работы, услуги) из своей кассы напрямую представителю поставщика. А если уж представитель явился за наличными, то нужно оформить все так, как будто кассир сначала выдал деньги под отчет какому-либо работнику своей фирмы, потом тот расплатился с поставщиком и составил авансовый отчет.

Внимание

Выдавать из кассы представителю поставщика можно не больше 100 тыс. руб. по одному договор уп. 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У (далее - Указание ЦБ № 3073-У) .

На самом деле никакого нарушения в выдаче денег из кассы сразу представителю поставщика нет. Это соответствует:

• гражданскому законодательству. Выплата представителю поставщика по имеющейся у него доверенности равнозначна внесению денег непосредственно в кассу поставщика или перечислению на его счет. В результате право поставщика требовать от вас оплату будет прекращено, причем уже в момент выдачи денег из вашей кассы, а не в момент внесения представителем денег в кассу поставщик аст. 182 ГК РФ ; Постановление ФАС МО от 12.11.2012 № А40-24114/12-114-219 ;
• правилам расчетов наличными. В них выдача денег под отчет и оплата приобретаемых товаров, работ, услуг указаны как две отдельные статьи расходов из касс ып. 2 Указания ЦБ № 3073-У ;
• правилам ведения кассовых операций. Они не ограничивают выплаты из кассы выдачей денег только работника мп. 6.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указание ЦБ № 3210-У) .

Требуем документы

Передачу денег представителю поставщика важно оформить правильно. Ведь всегда остается риск, что он по каким-либо причинам не довезет деньги до своей кассы. Тогда поставщик будет считать поставку неоплаченной и, скорее всего, станет требовать от вас сумму оплаты и неустойку. Чтобы свести этот риск к минимуму, нужно получить у представителя все необходимые документы и правильно оформить РКО. Вот как это сделать.

Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти: раздел «Российское законодательство» системы КонсультантПлюс

Во-первых, потребуйте доверенность на получение именно у вашей организации конкретной суммы по конкретному договору (счету, товарной накладной и т. п.). Ее у представителя нужно взять до выдачи денег и затем приложить к РКОп. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . Реквизиты доверенности указывайте в строке РКО «Приложение».

Если доверенность оформлена на получение у вас нескольких выплат, ее нужно забрать при первой же выдаче денег. Она должна храниться в вашей организации у кассира. Прикладывайте ее копию к РКО на каждую выплату, а к расходнику на последнюю приложите оригина лп. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У .

Сложнее, если доверенность оформлена на получение нескольких выплат у разных организаций и из-за этого представитель поставщика не хочет оставлять оригинал у вас. Конечно, для соблюдения кассовых правил достаточно, чтобы у вас осталась копия, которая заверена в порядке, определенном руководителем вашей организаци ип. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . Но соглашаться на это опасно.

Без передачи вам доверенности деньги не выдавайте. Она необходима не только для соблюдения правил ведения кассовых операций. Оригинал доверенности понадобится вам:

• для подтверждения того, что вы оплатили приобретенные товары, работы, услуги надлежащему лицу, - на случай, если поставщик заявит, что не получал от вас оплаты. Ведь если вы не воспользовались своим правом потребовать доказательств того, что выдаете деньги надлежащему лицу, то все риски, связанные с тем, что поставщик не получит оплату, несете именно выст. 312 ГК РФ ;
• для подтверждения оплаты расходов на УСНО и на кассовом методе расчета налога на прибыль. Без доверенности налоговики могут счесть оплату товаров, работ, услуг неподтвержденной и уберут расходы на них из расчета налоговой базы. Ведь РКО подтверждает только выдачу денег из кассы, а доверенность - то, что деньги выданы конкретному поставщику в оплату конкретных товаров, работ, услуг.

Поэтому заранее обговаривайте это с поставщиками, а еще лучше - укажите в договоре, что условием получения денег является передача вам оригинала доверенности.

Доверенность не нужна, если:

• <или> ваш поставщик - ИП и деньги вы выдаете ему лично;
• <или> деньги получает руководитель организации-поставщика. Руководитель представляет юрлицо без доверенност ип. 3 ст. 40 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ ; пп. 1, 2 ст. 69 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ .

Во-вторых, представитель поставщика в момент получения от вас денег должен выдать вам кассовый чекп. 1 ст. 2 , ст. 1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ . Для этого у него должна быть мобильная ККТ. Но на деле это пока скорее редкость, а чаще бывает по-другому.

СИТУАЦИЯ 1. Поставщик чек ККТ вообще не выдает. За это его могут оштрафоват ьч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ . Но такой штраф - только его проблемы. А означает ли отсутствие чека какие-либо неприятности для вашей организации? Вряд ли.

Для признания расходов по налогу на прибыль и вычета НДС достаточно первички на приобретенные вами товары (работы, услуги) и счета-фактуры.

В договоры с условием оплаты наличными из кассы лучше включить условие о том, что деньги выдаются только в обмен на чек ККТ. Это позволит без споров с контрагентом и инспекцией списать расходы на упрощенке.

На УСНО и при кассовом методе на ОСНО подтверждением оплаты расходов будут РКО с доверенностью. Оплата - это прекращение такого обязательства приобретателя товаров (работ, услуг) перед их продавцом, которое непосредственно связано с их поставко йп. 3 ст. 273 , п. 2 ст. 346.17 НК РФ . Ваше обязательство оплатить товары прекращается, как мы уже сказали, в момент выдачи денег представителю поставщик ап. 1 ст. 182 ГК РФ .

Вместе с тем есть давнее Письмо Минфина, где он говорит, что для подтверждения оплаченных наличными «упрощенных» расходов кассовый чек необходи мПисьмо Минфина от 21.02.2008 № 03-11-05/40 . Поэтому нельзя исключать, что ваша ИФНС при проверке снимет расходы, на которые нет чека ККТ.

СИТУАЦИЯ 2. Вы получаете от поставщика чек ККТ, дата на котором не совпадает с датой РКО (то есть с днем выдачи вами денег из кассы), потому что:

• <или> поставщик выбивает чек на своей стационарной ККТ только тогда, когда его представитель привозит полученные от вас деньги в кассу (а это может произойти и на следующий день). И потом только передает этот чек вашей организации. Это неправильно. Чек должен быть выбит в момент расчета, а расчет происходит не в момент поступления денег в кассу поставщика, а в момент выдачи денег представителю, так как он при этом представляет свою организацию;
• <или> поставщик выбивает чек заранее, когда отправляет к вам своего представителя, а представитель добирается к вам лишь на следующий день. Налоговики считают, что выбивать чек заранее - нарушение, но опять же не ваше, а продавц аПисьмо ФНС от 10.07.2013 № АС-4-2/12406@ .

Заранее договаривайтесь о том, чтобы вам давали чек ККТ с датой выдачи вами денег. Но если это по каким-то причинам невозможно, то лучше уж чек с «неправильной» датой, чем никакого.

Не нужно требовать от представителя поставщика предоставить квитанцию к ПКО на причитающуюся ему сумму оплаты. Приходный ордер в кассе поставщика должен быть оформлен на вносителя денег, то есть на самого представителя. И квитанция к приходнику должна остаться у него - у вас ее быть не может. К тому же как подтверждение оплаты расходов на УСНО и при кассовом методе на ОСНО квитанция к ПКО вам не нужна.

Оформляем РКО

Вот образец правильного оформления РКО.

Руководитель организации	Директор Лучше, чтобы директор (лицо, уполномоченное им принимать решения о расходовании денег) подписал РКО. Хотя по кассовым правилам его подпись в РКО при наличии подписи главбуха (бухгалтера) теперь не обязательн апп. 4.3 , 6.2 Указания ЦБ № 3210-У , для выдачи денег из кассы все равно необходимо его письменное распоряжение. А подписать РКО директору проще, чем составлять отдельный документ (должность)	(подпись)	А.А. Фомин (расшифровка подписи)
Главный бухгалтер		(подпись)	С.Б. Еремина (расшифровка подписи)

коп.

Также, заполняя РКО, учтите следующее.

Во-первых, нельзя, как это нередко делают, указывать в РКО только наименование поставщика и реквизиты доверенности без ф. и. о. представителя и его паспортных данных. Это опасно - сама по себе доверенность на получение денег без подписанного представителем поставщика РКО не доказывает того, что он их получи лПостановление ФАС МО от 13.10.2004 № КГ-А40/9251-04 .

Нельзя также, получив от представителя чек ККТ и/или квитанцию к ПКО, просто указать их реквизиты в строках «Основание» и «Приложение», приложить их к расходнику и считать, что это успешно заменяет подпись на РКО конкретного человека, которому были выданы деньги, и передачу вам доверенности. Рассматривая похожую ситуацию, суд указал, что сами по себе квитанции к ПКО без доверенности не являются достаточным доказательством получения поставщиком оплаты товара, если оплата происходила на территории покупател яПостановление ФАС СКО от 19.03.2004 № Ф08-875/2004 .

Если необходим наличный расчет, лучше договариваться с поставщиком о том, что организация сама направит к нему своего представителя с деньгами в оплату товаров (работ, услуг). А когда за оплатой приезжает представитель поставщика, трудно убедиться, что у него точно есть полномочия на получение денег, и всегда остается риск, что поставщик будет считать поставку неоплаченной.

Кассир вправе выдать наличные только непосредственно получателю, указанному в РКО, и только после проведения его идентификации по предъявленному им паспорту и доверенност ип. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . А выдает он их не организации-поставщику в целом, а конкретному человеку, который ее представляет. Кроме того, указание ф. и. о. человека, который получает деньги, и наличие его подписи предусмотрено и самой формой РКО.

Во-вторых, если не указать в строке «Основание» реквизиты договора (счета), накладной, акта и наименования товаров (работ, услуг) и при этом наименований не будет в чеке ККТ, то это может стать для суда одним из аргументов в пользу того, что приобретенные товары, работы, услуги не считаются оплаченными и с покупателя следует взыскать деньги за нихПостановление ФАС СЗО от 20.03.2013 № А56-6781/2012 .

Иногда в этой строке указывают только реквизиты счета-фактуры. Как основание для расчетов он не вполне подходит, поскольку является документом НДС-учет ап. 1 ст. 169 , п. 3 ст. 168 НК РФ . Однако ничего страшного в этом нет, так как по указанному в РКО счету-фактуре обычно можно установить, какую именно поставку вы оплатили.

Если вы платите сразу по нескольким договорам или поставкам, лучше составить отдельный расходник на выплату по каждому договору (поставке). Тогда будет четко видно, какая сумма по какой поставке оплачена.

Записывая этот РКО в кассовую книгу, в графе 2 укажите ф. и. о. представителя, реквизиты доверенности и наименование поставщика с пометкой «Оплата по такому-то договору за такие-то товары по такой-то товарной накладной».

Не забываем об ограничениях

Во-первых, помните о лимите расчетов наличными. Он составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договор ап. 6 Указания ЦБ № 3073-У . Если налоговики обнаружат нарушение лимита в течение следующих 2 месяце вч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ , штрафом наказываются обе стороны расчето вч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .

Во-вторых, проверьте, за что вы платите и из каких денег. На оплату товаров, работ, услуг можно расходовать и наличную выручку, и другие поступления в кассу. А вот для расчетов по договору аренды недвижимости, по выдаче и возврату займов и процентов по ним наличные вы обязаны снять с расчетного счет ап. 4 Указания ЦБ № 3073-У .

В-третьих, если речь идет о выдаче из кассы предоплаты в счет предстоящей поставки, имейте в виду, что Минфин как-то высказался против вычета НДС с оплаченных наличными авансо вп. 2 Письма Минфина от 06.03.2009 № 03-07-15/39 . Суды, правда, с этим не согласн ыПостановление 18 ААС от 03.05.2011 № 18АП-3563/2011 .

Если в вашем договоре с поставщиком не предусмотрен наличный расчет, то это не препятствие выдать деньги представителю, который пришел с доверенностью. Ведь выданная поставщиком доверенность на получение наличных является по сути предложением изменить указанный в договоре способ расчетов, а согласие вашего руководства оплатить поставку из кассы - акцептом этого предложения. То есть для этого не обязательно составлять допсоглашение к договору. Но важно, чтобы распоряжение руководителя выдать деньги из кассы было письменным - или в виде отдельного документа, или в виде подписи на РКО.

Процедура внесения наличных на расчетный счет юридического лица регулируется Указанием Банка России №3210-У от 11 марта 2014 г. «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Операции с наличными (независимо от источника) должны находить свое отражение в документах бухгалтерии организации в виде проводок с участием 50 и 51 счетов бухучета.

Внести наличные в кассу банка может уполномоченный представитель организации – ее руководитель, сотрудник или третье лицо. Их полномочия утверждаются приказами или доверенностями.

Представитель организации должен знать точную сумму и источник поступления денежных средств. Для юридических лиц таких источников несколько.

Таблица 1. Кассовые символы по статьям прихода

Символ источника поступления	Наименование	Источники поступления денежных средств
02	Поступления от продажи товаров	Выручка от розничной, оптовой торговли и общественного питания, а также других видов деятельности, чьи обороты учитываются в составе оборотов розничной торговли и общественного питания
11	Поступления от реализации платных услуг (выполненных работ)	Поступления от реализации услуг предприятий транспорта, кинопроката, театрально-зрелищных организаций, туристических компаний и т. д. Сюда же относятся денежные поступления от услуг по сдаче в аренду, плата за услуги связи и ЖКХ
	Поступления налогов, сборов, страховых взносов, штрафов, таможенных платежей, средств самообложения граждан, взносов, страховых премий	Наличные от поступления налогов, штрафов, сборов, страховых взносов, а также паевых, вступительных, целевых, благотворительных и прочих взносов, взносов учредителей в уставный капитал организаций
15	Поступления от операций с недвижимостью	Поступление от реализации недвижимости, а также для переводов в оплату недвижимости. Взносы на счета ТСЖ, жилищных кооперативов и прочих организаций, связанных с операциями с недвижимостью
32	Прочие поступления	Отражает все источники, не относящиеся к символам 02 — 31: возврат неиспользованных подотчетных средств, полученных по денежным чекам, поступления от реализации собственного имущества, оплата аренды банковских ячеек

Есть 2 способа внесения наличных на расчетный счет юридического лица:

• через кассу банка;
• самоинкассация.

Рассмотрим каждый способ подробнее.

Пополнение расчетного счета через кассу банка

Внесение наличных происходит в два этапа:

• формирование приходного документа (объявления на взнос наличными);
• внесение наличных в кассу банка.

Этап 1. Объявление на взнос наличными

Внесение денежной наличности в кассу банка осуществляется на основании приходного кассового документа - объявления на взнос наличными. Форма утверждена Указанием ЦБРФ от 30 июля 2014 г. N 3352-У.

Объявление создает сотрудник банка, вместе с ним распечатываются квитанция и кассовый ордер. Представителю компании нужно сообщить наименование организации, номер расчетного счета, сумму, источник поступления денежных средств и поставить подпись в документе.

Этап 2. Внесение наличности в кассу банка

Получив на руки объявление на взнос наличными, уполномоченный представитель организации направляется в кассовый узел банка, где происходят пересчет и моментальное зачисление наличных денежных средств на расчетный счет организации.

После клиент получает квитанцию с подписью кассира, подтверждающую внесение денежных средств. Кассовый ордер передается организации вместе с выпиской по расчетному счету за этот день.

Таблица 2. Тарифы на услуги приема наличных в отделениях банков для юридических лиц

Самоинкассация: суть услуги и последовательность действий при зачислении средств

Самоинкассация – современный способ вносить денежную наличность на расчетный счет организации. Услуга предназначена для предприятий малого и среднего бизнеса, у которых есть необходимость сдавать выручку независимо от графика работы отделений банков. Комиссия за внесение наличных таким способом несколько ниже, чем за аналогичную операцию, проводимую через кассы банков или за инкассацию наличности.

Главное удобство – доступность услуги. Сеть банкоматов и терминалов приема денежной выручки от ООО уже сейчас обширна и продолжает разрастаться. Сотрудникам компаний, отвечающим за внесение наличных, не нужно перевозить большие суммы денег и стоять в очередях в кассы банков. Они получают возможность круглосуточно сдавать выручку на расчетный счет с зачислением не позднее следующего дня.

Подключиться к услуге можно у специалистов по РКО банков, предоставляющих такой сервис. Клиент открывает расчетный счет и заключает договор на самоинкассацию. После получает секретный идентификационный код (ID) или пластиковую карту, с помощью которых будет проходить активация услуги в терминалах и банкоматах cash-in. Кроме того, уполномоченное лицо организации получает список терминалов или банкоматов, в которых может происходить внесение выручки.

Примерный алгоритм процедуры внесения наличных через автоматические приемные устройства следующий.

1. В главном меню устройства по приему наличных выберите пункт «Платежи наличными».
2. Из списка вариантов выберите «Кредиты и финансовые услуги».
3. Перейдите в раздел «Самоинкассация».
4. Укажите идентификационный код.
5. Выберите расчетный счет, на который необходимо внести наличные.
6. Подтвердите согласие на операцию.
7. При необходимости введите дополнительную информацию по операции – например, назначение и период платежа.
8. Выберите источник взноса.
9. Проверьте правильность введенных данных.
10. Поместите деньги в купюроприемник и нажмите «Оплатить».
11. Получите чек.

Процесс внесения наличных на расчетный счет юридического лица занимает считанные минуты и мало чем отличается от процесса пополнения обычной банковской карты физического лица.

Таблица 3. Тарифы на услуги самоинкассации для юридических лиц

* За один операционный день, если имеет место факт внесения наличных.

ЗАО «Консалтинговая группа «Зеркало»
И.П. Комиссарова, консультант ЗАО «Консалтинговая группа «Зеркало»

Каждая организация в процессе своей деятельности помимо безналичных денежных средств получает и расходует наличные деньги. В статье рассмотрены наиболее актуальные вопросы документального оформления, возникающие при осуществлении этих операций.

Все операции с наличными деньгами организации обязаны вести по правилам, которые изложены в Порядке ведения кассовых операций (далее -- Порядок). Он утвержден решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40. Помимо этого организации должны соблюдать нормы Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее -- Закон № 54-ФЗ).

Одновременное применение указанных нормативных актов в основном и создает проблемы, связанные с документальным оформлением, которые появляются у бухгалтеров при работе с денежной наличностью. Причем они возникают, когда организация выступает как в роли продавца, так и покупателя. Рассмотрим эти проблемы.

Приход денег в кассу

Как известно, приход наличных денег одной организации от другой оформляется следующим образом. На сумму полученных наличных денег организации пробивают кассовый чек и, кроме того, обязательно выписывают .

Такой порядок применяется по требованию налоговых органов. Они исходят из того, что организации, получая наличные деньги, обязаны пробивать кассовый чек на основании Закона № 54-ФЗ. Напомним, что в этом законе говорится, что наличные денежные расчеты за реализованные товары (выполненные работы, оказанные услуги) должны осуществляться с применением контрольно-кассовой техники (ККТ). При этом покупателям независимо от того, гражданин это или организация, надо выдавать кассовые чеки.

Приходный кассовый ордер продавцы должны выписывать, руководствуясь пунктом 13 Порядка, который после принятия Закона № 54-ФЗ по-прежнему продолжает действовать. В этом пункте предусмотрено, что прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам. Ордера должны быть подписаны главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным распоряжением руководителя предприятия.

Таким образом, при расчетах между организациями на сумму полученных наличных денег обязательно пробивается кассовый чек и выписывается приходный кассовый ордер. Но, соблюдая эти правила, организации, по сути, должны отражать поступившие наличные деньги в кассовой книге два раза.

Первый раз они записывают полученную сумму в кассовой книге на основании приходного кассового ордера, а второй -- после снятия Z-отчета с ККТ.

Чтобы избежать двойного отражения поступивших сумм, вести учет в кассовой книге надо следующим образом. После снятия Z-отчета с ККТ выручку в кассовой книге нужно отражать за минусом сумм, на которые уже выписан приходный кассовый ордер и которые в ней уже записаны. Именно такой выход предлагают в своих письмах налоговые органы.

Нарушать этот порядок, то есть оформлять приход денег одним из названных выше документов, по ряду причин нельзя. Так, если бухгалтер заполнит приходный кассовый ордер, но не выдаст кассовый чек, то в этом случае он нарушит законодательство о применении ККТ. Статьей 14.5 КоАП РФ за такое деяние предусмотрен административный штраф. Его размер составляет от 3000 до 4000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 40 000 руб. для организаций.

А если бухгалтер, напротив, выдаст кассовый чек, но не заполнит приходный кассовый ордер? Тогда банк, обслуживающий эту организацию, может расценить отсутствие этого документа как неоприходование в кассу денежной наличности. Дело в том, что действующий порядок требует проверять соблюдение правил работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций. При проверке банки руководствуются пунктом 13 Порядка. В нем установлено, что принимать деньги в кассу организации должны по приходному кассовому ордеру.

Штрафовать организацию за это нарушение будет не банк. На основании полученных из банка сведений штраф за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций взимают налоговые органы. Согласно статье 15.1 КоАП РФ они имеют право оштрафовать организацию на сумму от 40 000 руб. до 50 000 руб., а ее должностных лиц на сумму от 4000 руб. до 5000 руб. Организациям же в этом случае придется доказывать, что на самом деле нарушения нет. Поэтому, чтобы не допускать нареканий со стороны контролирующих органов, принимая наличные деньги от организации, надо выдать ей и приходный кассовый ордер, и чек.

Расход денег из кассы

Другая проблема, как сказано выше, появляется у организаций, когда наличными деньгами они расплачиваются за купленные товары (выполненные работы, оказанные услуги). Такая оплата, как правило, производится через подотчетных лиц организации.

Выдача наличных денег подотчетным лицам осуществляется по правилам, которые изложены в пунктах 11 и 14 Порядка. Так, организация не имеет права выдавать подотчетные суммы работнику, если он не отчитался перед ней по ранее выданному авансу. Наличные деньги из кассы выдаются по расходному кассовому ордеру или другому надлежаще оформленному документу, например по заявлению на выдачу денег. На заявлении обязательно должен быть штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписывают руководитель и организации либо уполномоченные на это лица. Если на прилагаемых к расходным ордерам документах (например, заявлении) имеется разрешительная надпись руководителя организации, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна.

Приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг) должно быть подтверждено соответствующими документами. Вид этих документов зависит от двух факторов.

Во-первых, от имени кого работник, получивший деньги под отчет, выступает во время оплаты товаров (работ, услуг)? А именно: действует он от своего имени, то есть как физическое лицо, или от имени организации как ее представитель. Частным лицом он является, если у него нет доверенности от организации. При наличии довереннности он уже выступает как представитель организации.

Во-вторых, как он оплачивает товар (работы, услуги): через кассира- операциониста (например, в организации розничной торговли), через приемщика заказов (например, в организации бытового обслуживания населения) или непосредственно в кассу организации?

Рассмотрим эти варианты оплаты.

Работник как частное лицо

Если работник выступает как частное лицо и при этом оплачивает товары (работы, услуги) через кассира-операциониста (приемщика заказов), то организация вправе выдать покупателю только кассовый чек или иной документ, подтверждающий оплату. Например, бланк строгой отчетности. Приходные кассовые ордера и счета-фактуры при такой оплате организации выписывать не обязаны. Поэтому квитанцию к приходному кассовому ордеру и счет-фактуру работнику не выдадут.

Объясняется это следующим. Согласно пункту 13 Порядка приходные кассовые ордера оформляются при поступлении денег в кассу предприятия. В пункте 29 этого документа сказано, что кассой является изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Такое помещение должно иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки. Оно должно закрываться на две двери: внешнюю и внутреннюю. В кассе должно быть специальное окошко для выдачи и получения денег. Помимо этого помещение кассы должно быть оборудовано охранной и охранно-пожарной сигнализацией.

Понятно, что место, где принимают деньги кассир-операционист и приемщик заказов, под это определение не подходит. А значит, оно не является кассой организации и приходный кассовый ордер в этом случае не оформляется. Кроме того, кассир-операционист и приемщик заказов в своей работе руководствуются не Порядком, а Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением. Данный документ утвержден письмом Минфина России от 30.08.93 № 104. Согласно этим правилам оприходование денег и отражение их в кассовой книге в обязанности кассира-операциониста и приемщика заказов не входит. Эту работу, как правило, выполняет старший (главный) кассир, состоящий в штате организации.

Что касается счетов-фактур, то они в рассматриваемом случае не выписываются на основании пункта 7 статьи 168 НК РФ. В нем говорится, что требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. Речь идет об организациях, которые реализуют товары за наличный расчет, выполняют работы и оказывают платные услуги непосредственно населению.

Несколько иначе оформляются расчеты, если работник, не имея доверенности, вносит деньги за товары (работы, услуги) прямо в кассу организации-продавца . Счет-фактура в этом случае также не выписывается. Однако помимо кассового чека организация-продавец должна выдать работнику квитанцию к приходному кассовому ордеру. Таким образом, документами, подтверждающими оплату наличными деньгами товаров (работ, услуг), в рассматриваемой ситуации являются кассовый чек и квитанция к приходному кассовому ордеру, которые выдала организация-продавец.

Поскольку работник, не имеющий доверенности организации, при расчетах выступает как частное лицо, в отношении него действуют нормы Налогового кодекса, касающиеся физических лиц, а именно пункта 6 статьи 168. Этим пунктом установлено следующее. При реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма НДС включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма НДС не выделяется.

Это означает, что, даже если НДС будет выделен отдельной строкой в кассовом и товарном чеках, при отсутствии счета-фактуры у организации-покупателя нет права на вычет НДС. Ведь согласно статье 172 НК РФ счет-фактура является одним из документов, который необходим для предъявления уплаченного НДС к вычету.

Работник как представитель организации

Работник, выступающий от имени организации, должен иметь доверенность. Выдача доверенности регулируется статьей 185 Гражданского кодекса. В этой статье сказано, что доверенность представляет собой письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность от имени организации должна выдаваться за подписью ее руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами. Она заверяется печатью организации. Доверенность, выдаваемая государственным и муниципальным предприятием, должна быть подписана главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Доверенность оформляется бухгалтерией организации в одном экземпляре и выдается получателю под расписку. Сегодня используются формы доверенности № М-2 и М-2а, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. Форму № М-2а применяют организации, в которых получение товарно-материальных ценностей по доверенности носит постоянный характер.

Выдача доверенностей регистрируется в специальном журнале. В доверенности должны быть заполнены все предусмотренные реквизиты. Она должна иметь образец подписи лица, на которое она выписана. Как правило, доверенность выдается на 15 дней. Однако в ряде случаев она может быть выдана на месяц. Такая доверенность используется для получения материальных ценностей, оплаченных в порядке плановых платежей.

Подотчетному лицу, приобретающему товары за наличный расчет по доверенности, организация-продавец выписывает товарную накладную по форме № ТОРГ-12. Эта форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

Давайте посмотрим, какие документы должны быть выданы подотчетному лицу, оплачивающему товары (работы, услуги) от имени организации-покупателя по доверенности.

В подтверждение получения денег от подотчетного лица организация-поставщик товаров (или организация -- исполнитель работ, услуг) обязана выписать приходный кассовый ордер. Квитанция к приходному кассовому ордеру, заверенная подписями главного бухгалтера организации-продавца (организации-исполнителя) или лица, на это уполномоченного, и кассира, с печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата выдается подотчетному лицу -- представителю организации.

Кроме того, ему должен быть выдан кассовый чек. Согласно пункту 3 статьи 168 НК РФ поставщик товара (исполнитель работ, услуг) обязан выписать подотчетному лицу, действующему по доверенности, счет-фактуру.

Обратите внимание : наличие у организации всех перечисленных документов дает ей право сумму НДС, уплаченную в стоимости товаров (работ, услуг), предъявить к вычету из бюджета.

Если среди названных документов по каким-либо причинам не окажется кассового чека, применить вычет по НДС организация не сможет. Такую позиция высказал Минфин России в письме от 17.06.2004 № 03-03-11/100. Как считает главное финансовое ведомство, кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товаров. Если чека нет, то не соблюдаются условия, указанные в пункте 2 статьи 171 НК РФ, которые необходимы для получения налогового вычета.

Подотчетное лицо, купившее товар для организации или оплатившее выполненные работы и услуги, обязано отчитаться перед бухгалтерией организации об израсходованных суммах. Причем сделать это нужно не позднее трех дней после истечения срока, на который были выданы наличные деньги. Отчет составляется по форме № АО-1 «Авансовый отчет», которая утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. В отчете отражается остаток или перерасход выданных денежных средств. Утвержденный руководителем организации авансовый отчет бухгалтерия принимает к учету. Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо должно сдать по приходному кассовому ордеру в кассу организации. Перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расход наличных денег подотчетным лицом.

Предельный размер расчетов наличными

В заключение обратим внимание еще на один важный момент, касающийся наличных денежных расчетов.

Как известно, в расчетах наличными деньгами между собой организации должны соблюдать предельный размер, который составляет 60 000 руб. по одной сделке. Так определено пунктом 1 Указания ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке». В совместном письме ЦБ РФ от 02.07.2002 № 85-Т и МНС России от 01.07.2002 № 24-2-02/252 содержится разъяснение о том, что предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам по одному договору. Это значит, что независимо от того, сколько денежных документов оформлено по договору (один или несколько), сумма, внесенная наличными деньгами по нему, не должна превышать 60 000 руб.

За несоблюдение этого порядка со стороны, совершившей такой платеж, может быть взыскан штраф согласно статье 15.1 КоАП РФ. Об этом сказано в пункте 5 Разъяснений по отдельным вопросам Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и условий работы с денежной наличностью. Они приведены в письме ЦБ РФ от 16.03.95 № 14-4/95.

Источник материала: «РОССИЙСКИЙ НАЛОГОВЫЙ КУРЬЕР» №17

Не всегда удобно расплачиваться по «безналу», особенно если вы частный предприниматель или учредитель небольшого ООО. Наличный же расчёт – дело тонкое. Напомним, что в середине прошлого года законодатель установил целый ряд новых ограничений по таким расчётам. Давайте разберёмся, что к чему, и как действовать, чтобы ненароком не нарушить закон.

Нормативная база

Порядок денежных расчётов в России регулируется Центробанком. В 2013 году эта организация опубликовала Указание «Об осуществлении наличных расчётов», которое и вступило в законную силу 1 июля 2014 года. Состоит данный акт из семи пунктов.

Сразу следует отметить, что нормы Указания касаются только юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. На любые наличные денежные операции между обычными гражданами они не распространяются. Кроме того, эти правила не действуют ещё в трёх случаях:

• при любых расчётах с участием Центробанка;
• при проведении банковских операций;
• при внесении таможенных платежей.

Указание ЦБ содержит две категории ограничений при расчёте наличными для ИП и ООО: по целям и по сумме.

Ограничения по целям

Организации и ИП могут тратить деньги из кассы только в следующих целях:

• выплата заработной платы и социальных отчислений (предусмотренных в Трудовом кодексе);
• выдача денег сотрудникам под отчёт (например, для разовой оплаты услуг рабочих);
• выплата страховых возмещений гражданам, заключившим соответствующий договор и уплатившим страховые премии наличными;
• расходы на какие-либо личные нужды предпринимателя, не связанные непосредственно с его коммерческой деятельностью;
• оплата товаров, услуг, проведённых подрядчиками работ (за исключением покупки ценных бумаг, которые нельзя оплачивать наличными средствами «из кассы»);
• moneyback – возврат средств за товары ненадлежащего качества, невыполненные работы и не оказанные (либо оказанные некачественно) услуги;
• выдача денег при проведении операций банковским платёжным агентом (в соответствии с Федеральным законом «О национальной платёжной системе»).

Обратите внимание: ограничения не распространяются на кредитные (в том числе микрофинансовые) организации. Они вправе тратить наличные из кассы на любые цели.

В Указании законодатель ввёл ещё одно важное правило. Теперь ИП и юр. лица для некоторых «наличных» расчетов могут использовать только те деньги, которые были внесены в кассу после снятия с банковского счёта. К таким расчётам относятся:

• платежи по выдаче или возврату займов (либо процентов по займам);
• по внутриорганизационной деятельности;
• по проведению азартных игр.

Что это означает на практике? Предположим, вам понадобилось выдать заём одному из своих работников. Просто достать деньги из кассы и выдать их сотруднику на руки нельзя – придётся пойти кружным путём. Наличную выручку нужно будет сдать в банк, а затем получить в том же банке сумму займа наличными (по чеку). Только после этого полученную сумму можно будет отдать сотруднику. Естественно, какой-то процент при этом «уйдёт» банку в качестве комиссии. Долго, неудобно и невыгодно – то есть вполне в стиле ЦБ.

Предельная сумма расчётов

Максимальная сумма наличных расчётов не изменилась. Сейчас, как и до 2014 года, она ограничена 100 тыс. рублей в рамках одного договора. Однако в новом Указании Центробанка содержится важное уточнение: данное ограничение по сумме актуально теперь не только в период действия договора, но и после окончания срока действия этого договора.

Представим, что в договоре чётко определён срок его действия. Этот срок благополучно истёк, но у покупателя осталась непогашенная кредиторская задолженность. Если раньше оплатить её можно было сразу в полном объёме (вне зависимости от суммы), то теперь это получится сделать только в случае, если сумма не превышает 100 тыс. рублей. Иначе придётся «разбивать» платежи по нескольким договорам.

Нужно упомянуть ещё несколько важных частных моментов.

Есть и ещё один нюанс, который стоит выделить отдельно. Ограничение по сумме применяется только к договорам, обеими сторонами которых являются юридические лица или ИП. Если же одна сторона – предприниматель или ООО, а другая – обычный гражданин (физическое лицо), то ограничение действовать не будет.

Вернёмся к примеру с договором аренды. Если вы арендовали помещение под свой офис у организации, то сможете расплатиться «наличкой» только при условии, что общая сумма аренды не превышает 100 тыс. рублей. Если же арендодатель – физическое лицо, то сумма может быть любой. Закон позволяет вам выплатить ему наличными хоть сто, хоть двести тысяч. Кстати, расчёт возможен не только в российской, но в иностранной валюте.

«Наличка» и ИП

Чаще всего расплачиваться наличными приходится именно предпринимателям. Мы выяснили, какие есть ограничения при расчёте наличными для ИП и ООО, а теперь подведём итоги и составим цельную картину.

1. Предприниматели могут осуществлять расчёты наличными и с гражданами, и с юридическими лицами, и с другими ИП. При этом в расчётах с фирмами и ИП предприниматели не должны превышать отметку в 100 тыс. рублей по одному договору.
2. Если вы ИП, то закон даёт вам право без ограничений уплачивать таможенные платежи, выдавать своим работникам зарплату или деньги под отчет. Оплату наличными от населения, разумеется, тоже можно принимать без учёта каких бы то ни было лимитов.
3. Поскольку индивидуальный предприниматель — это физ. лицо, вся его выручка (в том числе наличные деньги) автоматически переходит в разряд личных денежных средств. Этими средствами ИП может распоряжаться по собственному усмотрению. Цель их использования не обязательно должна быть связана с коммерческой деятельностью и нуждами бизнеса.

Предварительно сдавать выручку в банк нет надобности. Кстати, если ИП проводит расчёты в пределах 100 тысяч на один договор, счёт в банке можно вообще не открывать.

Штраф за несоблюдение ограничений

Превышение максимума в 100 тыс. рублей наличными по одному договору карается в административном порядке. За нарушение порядка работы с наличными денежными средствами предусмотрен штраф в соответствии с КоАП. Этот штраф налагается как на всю фирму в целом, так и на конкретное должностное лицо (ответственного работника) в частности.

• размер штрафа, налагаемого на организацию – 40–50 тыс. рублей;
• с ответственного работника взыскивается сумма в 4–5 тыс. рублей.

ИП в данном случае классифицируется как ответственный работник.

Привлечь к ответственности организацию можно только в течение двух месяцев со дня нарушения. Кстати, в некоторых случаях ответственность несёт не только фирма (или ИП), производящая неправомерный платёж наличными, но и то юр. лицо, которое принимает деньги. В законе чётко не регламентируется порядок распределения ответственности, поэтому решение зависит исключительно от суда.

Что в итоге?

Итак, при расчёте наличными предприниматель или руководитель фирмы должен:

• следить за тем, чтобы итоговая сумма по договору (и доп. соглашениям, если они есть) не превышала 100 тыс. рублей;
• помнить, что при расчётах с физическими лицами ограничения по сумме не действуют;
• знать, в каких конкретных случаях расчёт наличными вообще допускается.

Учитывайте также и те не вполне очевидные нюансы, которые приведены в списках выше. Согласитесь, будет обидно получить штраф за пустяковое нарушение при проведении денежных расчётов.