Компенсация мобильной связи сотрудникам. Компенсация расходов на сотовую связь

В процессе деятельности работники пользуются телефонами. И многие компании оплачивают расходы на мобильную связь. Но при расчете налога на прибыль возникает вопрос: в какой сумме списывать расходы на телефонные переговоры. Отделять ли личные звонки от служебных, и как это правильно сделать? Как отразить в учете расходы на телефонные аппараты и сим-карты?

Как определить сумму расходов на мобильную связь?

Существует два способа для определения затрат на услуги связи для работников.

Основной способ – детализация переговоров, т.е. рассмотрение всех звонков, которые были произведены с телефонного номера, и вычленение из них служебных звонков.

Второй способ основан на первом. Сначала вы детализируете все телефонные переговоры с данного номера, чтобы знать конкретную сумму, которую работник тратит на служебные переговоры, а затем лимитируете расходы, т.е. выдаете сотруднику определенную сумму ежемесячно для телефонных переговоров. Перечисление денежных средств на телефонный номер можно сделать и без участия самого работника: путем перечисления средств с расчетного счета работодателя оператору связи.

Любой из этих способов должен быть ориентирован на какой-то экономически обоснованный документ. А для этого необходимо в компании разработать правила пользования служебными мобильными телефонами. Так руководителю будет проще контролировать звонки сотрудника. В правилах нужно учесть такие принципы:

1. Сотрудник может использовать телефонные переговоры только в рамках своих служебных обязанностей.

2. Телефонные звонки должны лимитироваться, лимит устанавливается руководителем компании в определенной сумме.

3. При использовании служебных телефонов в личных целях сотрудник обязан вернуть компании сумму за личные переговоры на основании ст.232 ТК путем ее удержания из его заработка или в кассу компании.

4. Данные правила распространяются на работников, использующих служебные телефонные номера.

Данные правила подписываются лицом, отвечающим за услуги телефонной связи в компании, и главным бухгалтером, и заверяется подписью руководителя и печатью.

Преимущества и недостатки детализации переговоров.

Преимуществом детализации разговоров является то, что руководитель может отследить служебные и личные звонки работника и увидеть, как работники используют свое рабочее время. К тому же обоснованность таких расходов легко доказать налоговикам, которые требуют детальный отчет.

Но бывают ситуации, когда трудно отделить служебные звонки от личных, например, когда родственники работника покупают продукцию компании и работнику приходится тратить время на разговоры с ними. К тому же для детализации расходов необходима выписка оператора связи, при заказе которой требуются дополнительные средства.

Преимущества и недостатки лимитирования.

Преимущества лимитирования в том, что компания может оптимизировать расходы на мобильную связь, т.е. вы можете планировать бюджет, если заранее знаете суммы ваших расходов.

Недостатки лимитирования в том, что сотруднику может не хватать денег на переговоры и он будет должен оплачивать их из своего кармана. К тому же нужно будет проводить периодическую индексацию лимита в связи с повышением тарифов, сезонностью работ и пр. А это дополнительные затраты.

Как учесть расходы, если сотрудник вел переговоры в личных целях за счет компании?

Если телефон служебный, он зарегистрирован на компанию, соответственно, все выставляемые счета будут выписываться на компанию и оплачиваться ею в полном объеме. И это не зависит от того, были ли разговоры личные или служебные.

Но что делать с личными переговорами? Здесь все операции по учету расходов на мобильную связь зависят от того, возмещает ли работник расходы на телефонные переговоры или нет. Способ учета расходов здесь роли не играет.

Теперь поговорим о компенсации расходов на мобильную связь.

Сотрудник возмещает расходы на мобильную связь.

Когда сотрудник возмещает расходы на личные переговоры, оплаченная им сумма учитывается в составе внереализационных доходов компании. Одновременно эту же сумму необходимо включить в прочие расходы компании (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если сотрудник не компенсирует расходы за личные звонки.

Если сотрудник не возмещает работодателю плату за личные телефонные переговоры, то эту сумму учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Эти расходы не будут являться экономически обоснованными и никакого отношения к деятельности компании не будут иметь.

Рассмотрим случай на примере.

Пример 1. Компания на ОСНО учитывает расходы на мобильную связь.

В июне 2013 ООО «Альфа» заключило договор на оказание услуг мобильной связи с оператором, определив в условиях 100-%-ную предоплату. В организации три абонентских номера, которыми пользуются главный бухгалтер, финансовый директор, и старший менеждер. Метод определения затрат и доходов в ООО «Альфа»- метод начисления. В июне бухгалтер перечислил за услуги мобильной связи авансом 6500 рублей. Делаем проводку

Д-т 60 К-т 51= 6500 – перечисление денежных средств за мобильную связь

В июле 2013 был выставлен счет-фактура за услуги мобильной связи за июль на сумму 6254 руб. (в т.ч. НДС 954 руб.). При детализации номеров личных переговоров выявлено не было. Делаем проводки:

Д-т 26 К-т 60 = 5300 рублей (6254-954) -учтена стоимость служебных переговоров за июль 2013
Д-т 19 К-т 60 = 954 рублей - входной НДС на мобильную связь
Д-т 68 К-т 19 = 954 рублей - входной НДС принят к вычету

Какими документами можно подтвердить расходы на телефонные переговоры по мобильному телефону?

Во избежание проблем с налоговой, при списании расходов на мобильную связь в компании должны быть следующие документы:

Правила пользования служебными мобильными телефонам;

Перечень работников, которые могут использовать служебные мобильные номера.

Оба эти документа утверждаются руководителем.

Должностная инструкция либо пункт в трудовом договоре, где прописано, что сотруднику для работы положен сотовый телефон.

Договор с оператором мобильной связи, детализированные ежемесячные счета.

Если работник использует личную сим-карту, необходима копия его договора с оператором, детализация его счета и заявление на возмещение затрат на мобильную связь.

Как учесть стоимость самих телефонов и расходы на корпоративные сим-карты?

Производственная необходимость иногда требует от работодателя покупку корпоративных сим-карт и телефонных аппаратов. Можно ли списать такие расходы в себестоимость? Можно, и здесь нет никаких проблем.

Корпоративная сим-карта принадлежит организации, а не отдельному сотруднику. Компания сама заключает договор с оператором связи, а затем передает сим-карту сотруднику на основании передаточного акта. Собственник сим-карты - это работодатель.

Расходы на покупку корпоративных сим-карт нужно отнести к прочим расходам (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). В основном, это расходы на стоимость самой сим-карты. Обычно услуга по предоставлению номера и подключению к сети бесплатна. К тому же, денежные средства, на которые покупались сим-карты, обычно сразу зачисляют на счет абонента. В этом случае учитывать эти расходы нужно по мере затрачивания денег (пп. 3 п. 7 ст. 272, п. 1 , 2 ст. 318 НК РФ).

Если собственник телефонного аппарата – компания, телефонный аппарат является корпоративным. Соответственно, он ставится на баланс. В связи с небольшой стоимостью (до 40000рублей), телефонные аппараты учитываются в составе материальных расходов и списываются в себестоимость целиком.

Если сотрудник использует личный телефон, имеет ли он право на компенсацию?

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник для работы использует свою сим-карту или использует свой личный сотовый телефон. Либо и сим-карта, и сам телефонный аппарат находятся в собственности сотрудника.

При использовании личного имущество в служебных целях, сотруднику положена денежная компенсация (ст. 188 ТК РФ). Размер компенсации и способы ее оплаты в законе не оговариваются. Поэтому сумма компенсации может быть любой на усмотрение начальства. Только при этом необходимо оформить приказ о порядке выплаты компенсации за использование личных сотовых телефонов в служебных целях. Эта компенсация в полном объеме включается с состав прочих расходов (пп. 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Можно ли учесть в расходах стоимость дополнительных услуг связи?

Часто операторы предоставляют дополнительные услуги связи для своих абонентов (международный роуминг, режим ожидания и переадресации вызова, голосовая почта, определитель номера и другие). Эти расходы при определении базы по налогу на прибыль можно списать как прочие (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документы, которыми можно подтвердить такие расходы – счета, акты и пр. К тому же, необходимо доказать экономическую обоснованность таких затрат. Здесь нужно руководствоваться должностными обязанностями. Либо, как и по аналогии с мобильной связью: составить приказ о пользовании дополнительными услугами связи и список лиц, имеющих на это право. Можно внести данные в трудовые договора сотрудников и прописать необходимые пункты в должностных инструкциях.

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

Как быть, если сотрудники используют мобильную связь и для работы, и в личных целях, а в коллективном и трудовых договорах при этом нет ни слова о компенсации использования личных телефонов в служебное время? Можно ли в данном случае производить выплаты и как они должны быть оформлены, чтоб не вызвать вопросов у ревизоров из ПФР?

Чтобы обеспечить работника мобильной связью, фирма может «пойти» несколькими путями, в том числе «подключить» сотрудника к корпоративному тарифу, перечисляя деньги напрямую сотовому оператору.

С одной стороны – это очень удобно, ведь нужный специалист всегда «на связи». Но с другой – предприятию придется постоянно подтверждать обоснованность и производственный характер таких выплат. Обратите внимание, в законе четкого списка для обоснования расходов на оплату услуг связи нет, поэтому стоит взять на вооружение перечень, проверенный и отработанный практикой. Туда должны входить договоры с операторами мобильной связи на оказание услуг, приказы руководителя об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны. Информацию о том, будет ли компания оплачивать сотовую связь того или другого сотрудника, можно прописать и в трудовом контракте. А в коллективном договоре можно указать, для каких именно должностей предусмотрена сотовая связь за счет компании (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 5 октября 2010 г. № 16-15/104055@). Кроме того, нужны должностные инструкции, где было бы сказано, на какой именно должности человеку должны оплачиваться мобильные переговоры, а также платежные документы и счета оператора связи (о необходимости таких документов говорит следующая судебная практика: Определение ВАС РФ от 3 сентября 2008 года № 11211/08, Постановления ФАС Московского округа от 3 июня 2009 года № КА-А40/4697-09-2 и от 24 февраля 2009 года № КА- А40/12268-08, Северо-Западного округа от 15 января 2009 года № А56- 6560/2008, Центрального округа от 6 марта 2009 года № А35-4080/07-С8).

Нужна ли детализация?
«Кроме всего вышеперечисленного, факт осуществления расходов в производственных целях косвенно могут подтвердить договоры с контрагентами или деловая переписка, – отмечает Анатолий Царев, заместитель начальника юридической службы подмосковного складского комплекса. – При этом хотелось бы обратить внимание на следующее: довольно часто при проверках чиновники требуют от представителей компаний детализированные счета – якобы чтобы точно убедиться, что переговоры с оплачиваемого фирмой номера велись исключительно по рабочим вопросам. При этом ревизоры пугают, что при отсутствии таких расшифровок звонки будут рассматриваться как личные переговоры со всеми вытекающими последствиями. Имейте в виду: таких полномочий у чиновников нет! Это следует из многочисленных норм права, начиная со статьи 63 Закона от 7 июля 2003 года № 126-ФЗ, где четко прописана конфиденциальность содержания переговоров, и заканчивая письмом самих же налоговиков (абз. 8 Письма МНС РФ от 22 мая 2000 г. № ВГ-9- 02/174) и арбитражной практикой (например, Постановлением ФАС Поволжского округа от 9 апреля 2008 г. № А57-11527/06). Достаточно того, что телефонные переговоры были произведены в рабочее время и связаны с исполнением должностных обязанностей.

Фирма не перечисляла денег своим сотрудникам в качестве компенсации «мобильных» расходов. Все выплаты производились непосредственно сотовому оператору за услуги связи на основании выставленных счетов. Следовательно, по своей природе такие выплаты не являются компенсационными и носят исключительно производственный характер.

Но, с другой стороны, если вы считаете, что связываться с проверяющими «себе дороже» и одновременно уверены, что со звонками все в порядке, то можно сразу запросить у оператора детализацию. Она без всяких проблем предоставляется по запросу компании. Впрочем, я бы не сказал, что сама по себе детализация позволяет точно выявить содержание разговоров и стопроцентно подтвердить их производственный характер. Даже с сотрудниками компании-партнера вполне можно не обсуждать детали проектов, а «говорить за жизнь». Кстати, мне известен случай, когда, изучив детализацию, налоговики потребовали, чтобы фирма предоставила данные еще и о том, каким именно сотрудникам предприятия-компаньона принадлежат номера, на которые шли «входящие» звонки из проверяемой компании, дескать, вдруг они беседовали не с коллегами, а с девушками на ресепшн. По-моему, ситуация разрешилась тем, что работники с оплачиваемыми номерами действительно были вынуждены писать чуть ли не объяснительные по каждому звонку, а также обращаться к поставщику и нескольким его сотрудникам за письменным подтверждением, кому именно принадлежат указанные в детализации номера».

Оплата, а не компенсация
Но приведенный выше пример – не единственный случай, когда с подтверждением производственного характера и обоснованности оплаты мобильной связи сотрудников возникают внештатные ситуации. Например, нередко ревизоры из налоговой инспекции или Пенсионного фонда пытаются приравнять их к отчислениям, которые «уходят» на компенсацию разговоров по личным телефонам. Именно так случилось с предприятием из города Верхняя Салда, находящегося в Свердловской области, куда специалисты Пенсионного фонда явились для проверки правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты (перечисления) страховых взносов на обязательное медицинское страхование.

Изучив предоставленные предприятием документы, чиновники обратили внимание на то, что база для начисления взносов занижена. А произошло это, как, опять же, следовало из проверенных сотрудниками ПФР бумаг, из-за отсутствия сумм возмещения сотрудникам расходов за использование личных мобильных телефонов. Кода специалисты Пенсионного фонда попросили организацию объяснить этот факт, то сотрудники фирмы ответили, что никакого возмещения, по сути, нет, поэтому деньги и не перечислялись. А пользование мобильной связью в компании происходит другим способом: «сотовый» оператор выставляет счет и на этом основании фирма переводит деньги. При этом «на руки» сотрудникам ничего не выдается. Данный метод оплаты связи закреплен во внутренних документах компании, в частности – в приказе директора, в котором четко установлен список сотрудников, мобильные переговоры которых оплачиваются, а также цель этих расходов – «для решения производственных вопросов».

Сотрудники Пенсионного фонда, конечно же, приняли все это во внимание, но при этом решили, что такие «мобильные платежи» не могут быть признаны производственными затратами, даже несмотря на формулировку в приказе руководителя организации. И, еще раз просмотрев все документы, они приравняли данные выплаты к оплате труда, пояснив это тем, что работники использовали свои телефоны не только по служебной необходимости, но и для личных переговоров, поэтому они должны облагаться страховыми взносами. А раз это не было сделано вовремя, то чиновники предложили предприятию не только уплатить недоимку, но также перечислить штраф и пени.

Известен случай, когда, изучив детализацию, налоговики потребовали, чтобы фирма предоставила данные еще и о том, каким именно сотрудникам предприятия-компаньона принадлежат номера, на которые шли «входящие» звонки из проверяемой компании, дескать, вдруг они беседовали не с коллегами, а с девушками на ресепшн.

Не согласившись с таким решением, представители организации обратились в арбитраж с требованием о признании его недействительным.

Изучив все предоставленные документы, судьи первой, апелляционной и кассационной инстанций признали, что чиновники ошиблись с выводами. Они разъяснили, что насторожившие ревизоров выплаты никак не связаны с оплатой труда сотрудников. Арбитры специально обратили внимание на то, что за проверенный специалистами ПФР период выплаты физическим лицам за услуги мобильной связи вообще не производились. Понесенные же страхователем расходы носят исключительно производственный характер. И оплачены они были сотовому оператору за услуги связи на основании выставленных им счетов, а не сотрудникам предприятия за использование личных аппаратов. Соответственно, по своей природе они не являются компенсационными выплатами.

Деньги, полученные работниками предприятия для осуществления расчетов за потребленные предприятием услуги связи, являются общехозяйственными расходами и не подлежат включению в базу для исчисления страховых взносов. А, следовательно, решение суда в данной части является правильным (Решение Арбитражного суда Свердловской области от 26 мая 2014 г., Постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 августа 2014 г. № 17АП-9237/2014-АК и ФАС Уральского округа от 4 декабря 2014 г. № Ф09- 8296/14 по делу № А60-8923/2014).

Однако чиновники ПФР решили бороться до конца и подготовили обращение в высшую судебную инстанцию. Но и коллегия судей ВС согласилась с позицией организации. Они подтвердили, что раз оплаченная мобильная связь предоставлялась не всем сотрудникам, а только тем, кто был поименован в соответствующем приказе, данная выплата не может быть отнесена к оплате труда. Организация изначально определила эти расходы как производственные, и отразила их как «общехозяйственные» и «затраты на связь».

Судьи пояснили, что по закону объектом для обложения страховыми взносами, об отсутствии которых говорили чиновники ПФР, признаются выплаты и прочие вознаграждения, начисляемые организацией в пользу физических лиц по трудовым договорам (ст. 7 Закона № 212- ФЗ). Но в данном случае не было ни этих перечислений, ни необходимых формулировок в контрактах, нет и каких-либо платежных ведомостей на сотрудников. Более того, спорные деньги не являлись какими-то поощрениями и не зависят от трудовых успехов людей. Другими словами, нет ни единого повода для отнесения спорных выплат к оплате труда. Поэтому на основании всего вышеперечисленного суды всех инстанций пришли к выводам, что данные расходы носят производственный характер и не подлежат включению в базу для исчисления страховых взносов (Определение ВС РФ от 30 апреля 2015 г. № 309-КГ15-1758 по делу № А60-8923/2014).

Ряд специальностей связан непосредственно с переговорами, в том числе по телефону. Так как мобильный является инструментом, нужным для обеспечения рабочей деятельности, услуги сотовой связи оплачиваются работодателем. Компенсация предполагает частичный или полный возврат средств сотруднику за услуги связи. Возмещаются только траты на звонки по рабочим вопросам. Сопутствующие расходы должны быть правильно учтены.

Нормативная база

Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:

Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
Амортизация объектов собственности.

Амортизация на сотовый будет начисляться только тогда, когда стоимость телефона составляет более 40 000 рублей. Если же стоимость его меньше, затраты на покупку средства связи списываются на материальные затраты.

Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи. В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке. Объем выплат нужно указать в трудовом договоре. Если трудовой договор уже составлен, пункт об объеме возмещения можно прописать во вспомогательном соглашении.

К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.

Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону

Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:

Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.

Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.

Основные особенности возмещения затрат

Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.

Аренда телефона у работника

Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:

Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.

Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.

Детализация счета

Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.

Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.

Лимиты трат на мобильную связь

Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:

Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.

Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.

Как работают лимиты? Рассмотрим на примере. Лимит на телефонную связь в компании составляет 3 000 рублей в месяц. Сотрудник «наговорил» на сумму 3 500 рублей. В этом случае будет возмещена только сумма 3 000 рублей. 500 рублей придется уплатить самому работнику.

К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.

Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление , страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.

НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).

ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.

Бухгалтерский учет компенсационных расходов

Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:

ДТ20, 26, 44 КТ73. Учет трат на сотовую связь.
ДТ73 КТ50, 51. Траты на мобильную связь были компенсированы.

ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.

Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета

Существуют следующие варианты оплаты:

Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.

Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.

В ходе осуществления деятельности любая компания использует мобильную связь. В некоторых случаях речь идет о так называемых, корпоративных тарифах, когда работниками выдается телефон с сим-картой на время работы, в некоторых служащий вынужден оплачивать связь за свои деньги, а работодатель компенсировать все затраты. В статье подробно разберем оба варианта.

Позиция законодателя

В ст. 164 ТК РФ законодатель определяет, что денежная компенсация выплачивается работодателем при покрытии расходов, которые служащий понес в результате исполнения своих должностных обязанностей.

В ст. 188 ТК РФ написано, что такая компенсация состоит из трех слагаемых:

использование вещей;
амортизация имущества;
траты, связанные с употреблением имущества.

При этом величина возмещения, как правило, определяется по соглашению сторон. Этот вопрос должен быть освещен либо в тексте трудового договора, либо в дополнительном соглашении к нему.

Однако ст. 41 и 45 ТК РФ устанавливают требование, согласно которым, вопросы о компенсации мобильной связи должны быть включены в текст коллективного договора или в иной локальный акт предприятия.

Работодатель вправе установить твердый размер выплат или привязать его значение к каким-либо показателям. При этом все суммы должны быть экономически обоснованными и подтверждаться соответствующими документами.

Документально расход подтверждается следующими документами:

приказом руководителя предприятия, в соответствии с которым служащему компенсируется мобильная связь;
заявлением сотрудника, в котором он сообщает о совершённых им затратах;
отчетом работника о сделанных им звонках по работе с указанием лица, которому был совершён звонок, времени и цене звонка;
детализацией звонков от оператора связи;
трудовым договором, в текст которого включена обязанность по выплате работодателем компенсации за мобильную связь;
договором о предоставлении услуг связи мобильным оператором.

Федеральный арбитражный суд Центрального округа в своем постановлении № А35-8471-2009 от 24 июня 2011 года постановил, что работодатель вправе:

определять размер выплат и порядок их назначения;
уточнять условия возмещения расходов на мобильную связь;
утверждать локальные акты, которые будут содержать обоснования выплат.

Обращаем ваше внимание на то, что возмещение расходов на мобильную связь работодателем обязательно только в том случае, если между ним и работником заключен трудовой договор. При оформлении отношений в рамках гражданско-правового соглашения положения ТК РФ на них не распространяются.

Расходы организации на приобретение мобильных телефонов

После приобретения мобильных телефонов для нужд организации, бухгалтерия должна оформить проводку расходов в установленном законом порядке с учетом того, что стоимость приобретенной продукции будет постепенно снижаться. Бухгалтерия должна провести расходы, которые направлены на приобретение сотовых телефонов и сим-карт к ним, по статье ПБУ 6/01. При этом на баланс организации они могут быть отнесены либо к обычным, либо к прочим расходам. Алгоритм «зачисления» покупки на счет организации будет зависеть и от ее стоимости. Например, телефоны, цена которых свыше 40 000 руб. будут отнесены к основным средствам. Поэтому в этом случае на них будут начисляться амортизационные отчисления, которые должны покрыть все расходы на поддержание телефонов в рабочем состоянии. Если цена телефонов меньше 40 000 руб., то они включаются в состав материальных расходов. Все средства, которые были потрачены на покупку мобильных телефонов должны быть подтверждены соответствующими чеками, квитанциями.

Для подтверждения основания компенсация, которые касаются всех расходов по использованию мобильной связи, руководителю предприятия необходимо выполнить ряд действий:

утвердить локальны актом перечень должностей, на которых предполагается необходимость оперативного использования мобильной связи;
разработать правила пользования корпоративной мобильной связью.

При этом таким акты могут быть включены в качестве приложений в коллективный договор.

Обеспечение сотрудников средствами связи

Обеспечение служащих средствами мобильной связи со стороны работодателя может проходить несколькими способами:

Работодатель закупает мобильные телефоны, оформляет сим-карты, работник пользуется ими в пределах установленных лимитов.
Возмещает работнику расходы за использование личного мобильного, при этом включая в них амортизацию имущества.
Заключает с работником договор аренды телефона.

При этом работодатель может включить в текст трудового договора условия о применении личного мобильного телефона и определить размер компенсации. Кроме этого, в текст должностной инструкции могут быть включены положения о порядке пользования корпоративной связью.

Вопросы налогообложения

Ст. 209 НК РФ уточняет, что все доходы, которые получают физические лица в процессе осуществления трудовой деятельности, должны подлежать налогообложения. При этом в качестве налогового агента выступает работодатель, который «собирает» со служащих НДФЛ. Работодатель должен исчислять сумму налога в соответствии с произведенными затратами.

Ст. 252 НК РФ расходы, которые осуществлены на мобильную связь, должны подтверждаться следующими документами:

платежками;
договорами с организациями (например, о приобретении сим-карты);
перепиской с оператором связи и т.д.

При этом налоговые инспекторы не вправе запрашивать некоторые документы от работодателя. Речь идет, прежде всего, о детализации счета, расшифровки звонков. Эти моменты законодатель относит к тайне переписки.

Все расходы работодателя на оплату услуг мобильной связи, согласно ст. 264 НК РФ при исчислении налога на прибыль организации, должны быть отнесены к числу прочих расходов. При этом налогом не должны облагаться все компенсационные выплаты, которые совершаются сотрудникам за использование их личных мобильных телефонов.

Размер компенсации мобильной связи работникам

Для того, чтобы уточнить размер выплат работнику, который использует личный телефон и сим карту для решения рабочих вопросов, работодатель и работник проводят переговоры в результате которых определяют суммы выплат. Далее эта информация включается в текст трудового договора, который подписывается сторонами. При необходимости, если трудовые отношения уже начаты, можно подписать дополнительное соглашение к договору, в котором уточнить все необходимые пункты.

В тех случаях, когда выплата компенсаций за использование мобильного аппарата сотрудника не носит единичный характер, можно всю информацию прописать в коллективном договоре, а именно, порядок использования и формулу исчисления размера компенсации. С работником же в последующем может быть подписано соглашение о выплате компенсации для уточнения ее размера.

Помимо этого, рекомендуем работодателю в должностной инструкции работника прописать информацию об использовании личной мобильной связи в интересах организации, а также меры ответственности за исчерпание лимита связи. Это необходимо для того, чтобы впоследствии работник не посчитал, что его права нарушены, так как он не знал о лимите связи и последствиях его окончания.

Для выплаты компенсации работодатель должен издать соответствующий приказ, в котором будет определена сумма, сроки и порядок перечисления. С приказом работник ознакамливается под роспись. Данный документ необходим для бухгалтерии и в последствии, для налоговой инспекции в качестве подтверждающего расходы на мобильную связь.

Каким образом высчитывается сумма компенсации?

В некоторых случаях работник может использовать без лимитный тариф, стоимость которого не меняется. В этом случае работодатель перечисляет служащему фиксированную сумму ежемесячно. Однако такие тарифы неудобны работодателю, так как в ежемесячный лимит входят только звонки в пределах региона. Междугородние соединения приходится оплачивать дополнительно. Поэтом работодателю целесообразно подключить тариф, в котором идет посекундная тарификация и снижены цены на междугородние звонки.

Второй вариант – предоставление работником в конце месяца детализации звонков и уточнение суммы за каждый звонок. В этом случае работодатель оплачивает фактически проговоренное время по тарифам оператора.

Работодатель при использовании мобильного телефона сотрудника в интересах организации, должен истребовать у него документы, подтверждающие право собственности на приобретённый телефон.

Если работодатель установит лимиты на телефонные переговоры в течение года, и документально подтвердит их, то он может быть освобожден от уплаты НДФЛ в отношении них. При этом при необходимости лимит можно повышать.

Если работнику была выплачена излишняя сумма компенсации, то остаток может быть перенесен на следующий месяц. Но при ситуации, когда работник выходит за пределы ежемесячного лимита, он должен за счет собственных средств возместить расходы. Условие об этом также должно быть доведено до работника посредством включения его в текст трудового договора.

Таким образом, работодатель может организовать обеспечение сотрудников мобильной связью либо путем предоставления корпоративной связи и мобильного телефона, либо посредством возмещения расходов при использовании последними личного имущества.

г. _____________________ "___"____________ ____ г.

В лице ___________________________, действующий на основании __________________, именуемый в дальнейшем "Работодатель", с одной стороны, и ________________, именуемый(-ая) в дальнейшем "Работник", с другой стороны, руководствуясь ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации, заключили настоящее дополнительное соглашение о нижеследующем:

1. Работник, являющийся собственником мобильного телефона _____________ с номером: _____________________ (далее - Телефон), оператор сотовой связи ______________________, обязуется:

1.1. Использовать Телефон при исполнении своих обязанностей согласно должностной инструкции.

1.2. Представить Работодателю договор с оператором связи на оказание услуг связи.

2. Работодатель обязуется выплатить:

2.1. Компенсацию за использование Телефона в размере _____ (_________) рублей за ____________________________.

2.2. Расходы, связанные с использованием Телефона, на основании детализированного счета, выставляемого оператором сотовой связи. В счетах должна быть расшифровка всех номеров телефонов абонентов, кодов городов и стран, дат и времени переговоров, продолжительности и стоимости разговоров.

3. Устанавливается лимит расходов за использование мобильной телефонной связи в размере __________ (________________) рублей за ____________________.

(Вариант: не более ____________ (___________________) часов).

Суммы затрат, превышающие указанный лимит, Работнику не возмещаются.

4. Денежные средства, указанные в п. 2 настоящего соглашения, выплачиваются в следующие сроки и порядке: ____________________.

5. Во всем остальном положения трудового договора остаются неизменны.

6. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с "__"_____ ___ г.

7. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора, составлено в двух экземплярах, по одному для каждой стороны, и вступает в силу с момента подписания.

Работодатель: Работник: _______________________________ _________________________________ (Ф.И.О.,подпись) (Ф.И.О., подпись) М.П.

Похожие документы